2015-03-22
405
Такие письма пишутся в ответ на получение заказа, в ответ на запрос информации или об оказании услуги, в ответ на приглашение. Ответы, конечно же, будут самыми разнообразными, но их можно разделить на три категории: получатель письма может ответить согласием, отказом или уклониться от прямого ответа.
Развивая свое намерение в тексте, пишущий придерживается определенной схемы. Так, в письмах-согласиях (Affirmative answers), как правило, автор:
а) благодарит своего корреспондента за присланное приглашение, заказ, запрос и т.д.;
б) выражает свою позитивную реакцию;
в) высказывается по проблемам полученного письма.
В письмах-отказах (Negative answers) рекомендуется:
а) указать ссылку на полученный документ;
б) выразить негативную реакцию на просьбу, приглашение, заказ, запрос и т.д.;
в) изложить причины отказа.
В письмах, не дающих прямого ответа (Letters that avoid giving a definite answer), пишущий:
а) благодарит своего партнера по переписке;
б) отказывается выполнить то, о чем он его просит; указывает причины отказа;
в) предлагает альтернативный вариант решения проблемы.
Данные схемы можно рассматривать как обобщенные планы соответствующих вариантов ответных писем.
Важным элементом структуры ответного письма, независимо от выраженной в нем реакции, является ссылка на полученную корреспонденцию. Как правило, с нее начинается любой ответ, причем автор может сослаться не только на письменные, но и устные предыдущие контакты (например, телефонный разговор или встречу). Используйте для этого следующие фразы:
1. I am writing in connection with...
2. With reference to your telex of...
3. We refer to your advertisement in...
4. From the previous correspondence between... and... it is
obvious that...
5. Reference is made to the last meeting of...
6. (We) thank you for your letter of... (acknowledgement + reference)
7. Thank you for your letter enquiring about...
8. We are delighted to hear that you are interested in our new...
9. I appreciate your letter of... asking about...
10. Your request for information about... has been referred to our International Department.
4.6.1. Ответ-согласие (Affirmative answers)
Начало (the beginning) утвердительного ответа очевидно: это либо подтверждение получения письма, либо ссылка на предыдущие письменные или устные контакты. Здесь используются стандартные фразы, приведенные выше. Средняя (the middle part) часть письма является более сложной для написания, так как в ней рассматриваются вопросы, затронутые ранее. Можно предложить несколько вариантов изложения этой части письма.
| Вы получили одно из следующих писем: 1) просьбу сообщить какую-то информацию 2) просьбу выполнить какое-то действие 3) запрос 4) заказ 5) предложение встречи 6) приглашение | Утвердительный ответ пишется по следующему плану: - требуемая информация дается в письме или в прилагаемых брошюрах и каталогах (иногда даются необходимые пояснения); - указываются выполненные действия, могут даваться пояснения; - делается деловое предложение; - дается подтверждение заказа; - подтверждается предлагаемая встреча; - принимается приглашение. |
В заключительной части (the ending) письма может содержаться вывод по поводу того, что обсуждалось в средней части, или вежливая заключительная фраза.
