Правила составления

1. Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.

На предприятиях, в организациях составляются протоколы:

• заседаний совета директоров (учредителей);

• общих собраний трудовых коллективов, акционеров, кредиторов и т. п.

Проведению совещания (собрания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение прошло эффективно, для участников заседания готовится и раздается информационный материал по вопросам, включен­ным в повестку дня.

Протокол ведется во время заседания секретарем коллегиаль­ного органа или работниками, готовившими собрание. Секре­тарь конспектирует (стенографирует) или записывает на дик­тофон выступления участников заседания.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов, выступ­лений, справок, проектов решений и других материалов.

Проект протокола визируется сотрудниками или подразделе­ниями, выносившими вопрос на обсуждение.

Протокол подписывается, как правило, председателем и секре­тарем собрания (заседания). В некоторых случаях требуются подписи всех участников заседания (совета директоров, прези­диума, правления).

2. Протокол составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги.

Протокол должен иметь:

• наименование организации;

• наименование вида документа;

• дату;

• номер;

• указание места издания (Москва);

• заголовок к тексту;

• текст;

• подписи.

Датой протокола является дата проведения собрания.

Номер протокола — порядковый номер заседания коллегиаль­ного органа с начала года (№ 1, № 2 и т. д.).

Заголовок протокола содержит название органа, проводящего заседание (научно-технический совет, совет кредиторов) или протоколируемого мероприятия.

Текст протокола состоит из двух частей:

• вводной;

• основной.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

Председатель — фамилия и инициалы;

Секретарь — фамилия и инициалы;

Присутствовали — фамилии и инициалы присутствующих со­трудников предприятия в алфавитном порядке, затем должно­сти и фамилии приглашенных.

Если присутствующих более 10, указывается их общее количество.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение.

Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос "о чем?", например:

1. Об итогах работы предприятия за первое полугодие 2003 г.

Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фа­милии и инициалы выступавших и через тире — краткое изло­жение текста выступления.

Если докладчик предоставил текст своего выступления, то по­сле тире указывается: "текст выступления прилагается (прило­жение 1)".

Вопросы, задаваемые в ходе обсуждения, фиксируются в про­токоле вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лако­ничной форме.

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, т. к. является наиболее важной его частью. Текст постановле­ния строится по образцу распорядительной части приказа.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсужде­ния, вносится в текст протокола после соответствующего ре­шения.

К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформ­ляются как приложения.

«ИНПРОМБАНК»