Примерный список нерегистрируемых документов

1. Регистрация документа - запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе. Регистрация необходима:

• для обеспечения сохранности документов;

• для удобства поиска документов;

• для учета и контроля исполнения документов.

2. Формы регистрации документов:

• централизованная;

• децентрализованная;

• смешанная.

Централизованная система предполагает проведение всех реги­страционных операций в одном месте (экспедиции, службе де­лопроизводства) или одним работником, например секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справоч­ный центр по документам предприятия и устанавливает еди­ный порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает проведение регист­рационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения документов).

Смешанная система предполагает централизованную регистра­цию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.

3. Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:

• входящие документы;

• исходящие документы;

• внутренние документы;

• контракты (договоры) коммерческие;

• документы, имеющие гриф ограничения доступа.

Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 72/1-5 включает:

• 72 — порядковый номер документа по журналу регистрации;

• 1-5 - номер дела по номенклатуре.

4. Виды регистрации:

• журнальная;

• карточная;

• компьютерная.

Журнальная регистрация наиболее надежна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности до­кументов. Недостаток — медленный поиск, особенно при боль­ших объемах документов. Журналы регистрации включают следующие графы:

• номер документа;

• дата документа;

• дата поступления;

• автор документа (внешняя организация-отправитель) — для входящих документов;

• адресат (корреспондент-получатель) — для исходящих докумен­тов;

• количество листов документа;

• резолюция;

• исполнитель;

• подпись исполнителя;

• срок исполнения;

• отметка об исполнении;

• номер дела (папки);

• имя файла;

• примечание.

ЖУРНАЛ

регистрации входящих документов

Регистрацию коммерческих контрактов можно проводить в жур­нале, имеющем небольшие отличия.

ЖУРНАЛ

регистрации контрактов

Карточная регистрация дает возможность регистрационные карточки располагать по различным признакам: хронологиче­скому, авторскому, объектовому, географическому и т. п. Ко­пируя карточки, можно вести картотеки, как в библиотеке, по различным признакам. Поиск более оперативен, чем при жур­нальной форме. Недостаток — возможны потери карточек.

В качестве граф регистрационной карточки используются те же графы, что и в журнале.

Компьютерная регистрация наиболее удобный и оперативный вид регистрации, т. к. позволяет вести поиск по любому рекви­зиту документа. Недостаток — возможна потеря информации из-за технических причин (вирусы, сбои в работе ПК). Для этого проводят резервное копирование регистрационных файлов.

Для регистрации документов с помощью персонального ком­пьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала.

Журнал регистрации исходящих документов с помощью ПК

Система регистрации на ПК может быть создана:

• в среде систем управления базами данных (Access);

• с помощью электронных таблиц (Excel, Lotus);

• в текстовом редакторе "Word" с помощью таблицы;

• другими программными средствами.

Поиск документов на ПК может осуществляться последова­тельным просмотром ("пролистыванием") журнала или по разным "ключам" (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т. д.).

Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограничения доступа ("Для служебного пользования", "Коммерческая тай­на" и др.), определяется специальными инструкциями.

5. Примерный список (перечень) нерегистрируемых документов вклю­чает:

• поздравительные письма;

• приглашения;

• рекламные письма, прайс-листы, каталоги;

• печатные издания (журналы, брошюры);

• извещения, сообщения о встречах, переговорах;

• письма с пометкой "лично";

• программы конференций, совещаний и т. п.