Правила оформления дел

1. Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Делом называют совокупность документов (в отдельных случаях - документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещённых в отдельную обложку.

Правильное формирование дел способствует:

• оперативному поиску необходимых документов;

• обеспечивает их сохранность;

• устанавливает порядок в организации делопроизводства.

При формировании дел необходимо придерживаться следующего порядка:

• в дело помещаются документы, работа по которым завершена;

• документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

• документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

• документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

• в дело включается, как правило, один экземпляр документа;

• каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т. д.);

• в дело формируются, как правило, документы одного года;

• в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем;

• документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности т. е. только что исполненные документы будут подшиты в папке сверху[1].

Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело;

• протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний совета директоров, приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся;

• приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;

• документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников;

• документы ограниченного доступа с грифом "Коммерческая тайна" или "Для служебного пользования" формируют отдельно от остальных документов предприятия;

• переписку предприятия делят на две папки: с полученной (входящие документы) и отправленной (исходящие документы) корреспонденцией;

• если в деятельности предприятия составляются или поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку для подобных документов с заголовком "Документы по различным вопросам за 2003 г." и составляют внутреннюю опись дела.

2. На обложке дела указывается:

• наименование организации;

• структурное подразделение;

• номер папки по номенклатуре дел;

• заголовок дела;

• год заведения;

• срок хранения.