Настройка потоков документов

Все виды деятельности, типичные для организации, отражаются в системе как потоки документов. Поток документов представляет собой совокупность существующих и вновь создаваемых документов, относящихся к конкретному направлению работ, выполняемых сотрудниками организации в системе ЕВФРАТ-Документооборот. Потоки позволяют определить круг сотрудников, занимающихся теми или иными задачами, и их права доступа к документам, а также регистрационную форму, используемую при создании нового документа данного потока. Первоначально при установке системы автоматически создаются потоки входящих, исходящих и внутренних документов, что в самом обобщенном виде представляет деятельность любой организации, но требует уточнения в понятиях специфической деятельности организации.

В задачи администратора системы входит настройка потоков документов в соответствии с реальными процессами прохождения документов в организации.

В каких ситуациях должна выполняться: при первоначальной настройке системы ЕВФРАТ-Документооборот; при появлении новых направлений деятельности организации.

Последовательность выполнения:

ü чтобы создать новый поток документов, в программе Администратор перейдите на вкладку Потоки документов;

ü нажмите на кнопку Создать новый поток документов;

ü в списке потоков на левой панели появится поток с именем Документы и курсор ввода установится на его имени; введите нужное имя потока с клавиатуры и завершите нажатием клавиши Enter;

ü для выбора регистрационной формы документов данного потока нажмите на кнопку Выбрать регистрационную форму;

ü в открывшемся диалоговом окне выберите регистрационную форму, которая будет использоваться при регистрации новых документов данного потока; если нужной формы не существует, она должна быть предварительно создана с помощью программы Дизайнер форм;

ü чтобы установить права доступа пользователей к выбранному потоку документов, перейдите на вкладку Только просмотра документов в правой панели, если хотите определить права на просмотр документов, или на вкладку Регистрации документов, если хотите определить права на создание и редактирование документов, и нажмите на кнопку Изменить содержимое списка доступа для потока документов;

ü в открывшемся диалоговом окне настройте права доступа пользователей к данному потоку,

ü в поле Текущее значение счетчика введите число, которое будет использоваться как порядковый номер и являться составной частью полного регистрационного номера следующего регистрируемого в данном потоке документа; по умолчанию для вновь создаваемого потока документов оно принимается равным единице и при регистрации каждого последующего документа увеличивается на единицу.