Передача дел в архив

1. Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнитель­ного оформления:

• документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;

• произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;

• подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;

• на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел[2], если они не были составлены ранее, и подшить их в на­чале дела;

• переплести дело или прошить его специальными нитками в четыре прокола;

• дополнительно указать на обложке дела количество листов со­гласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить за­головок и крайние даты дела.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы:

• по основной (производственной) деятельности;

• по личному составу предприятия.

2. На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дел по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дел по личному составу).

Отдельная опись на документы по личному составу составляет­ся для удобства поиска и обеспечения сохранности этих доку­ментов.

В конце каждой описи указывается цифрами и прописью ко­личество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставля­ется на обложке соответствующего дела.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указа­нием количества дел, включенных в группу, например: "Пере­писка за 1999 - 2001 гг. - 3 дела".

Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.

3. Прием-передача дел в архив производится работниками служ­бы делопроизводства и архивистом. При этом на всех экземп­лярах описи против каждого дела ставится отметка о его нали­чии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифра­ми и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел.

Только после передачи документов в архив предприятия разре­шается производить уничтожение документов, включенных в акт. Уничтожение документов рекомендуется осуществлять с помо­щью специальных машин типа "шредер" не менее чем двумя ра­ботниками предприятия.