Документы, передаваемые на архивное хранение

1. Экспертиза ценности документов — отбор документов на госу­дарственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается экспертная комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом руково­дителя предприятия и состоит не менее чем из 3-х человек.

Примерный состав ЭК:

• зам. директора (главный бухгалтер);

• ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизвод­ства, отдела кадров, архива);

• секретарь-референт.

ЭК является совещательным органом. Ее решения по хране­нию или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

2. Определение сроков хранения (экспертиза ценности) докумен­тов проводится по "Перечню типовых управленческих доку­ментов, образующихся в деятельности организаций, с указани­ем сроков хранения", утв. Росархивом 6 октября 2000 г.

Предприятия, входящие в какую-либо отраслевую систему, ис­пользуют в работе по определению сроков хранения документов отраслевые перечни, например перечень Министерства финансов, перечень Министерства здравоохранения и т. п.

ЭК предприятия рассматривает каждое дело, находит в переч­не срок хранения и проставляет его на обложке. Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам на обложке дела нель­зя. Дела просматриваются полистно, чтобы не было ошибок. Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел.

В зависимости от значимости документов в перечнях установ­лены следующие сроки хранения: 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л., 75 л. и постоянно.

Срок хранения "ДМН" (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации, но он не мо­жет быть менее одного года.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Так, напри­мер, переписка за 2000 г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2004 г.

По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, ЭК выносит свое заключение о продолжительно­сти их хранения с учетом важности документов, необходимо­сти их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий.

В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы:

• Документы, передаваемые в архив (со сроком хранения — свыше 10 лет);

• Документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве (со сроком хранения — до 10 лет включи­тельно);

• Документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившие практическое значение).

3. К документам, передаваемым в архив, относятся:

• устав, учредительный договор, решение о создании общества;

• свидетельство о государственной регистрации;

• документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

• положение о филиалах или представительствах общества;

• годовые финансовые отчеты;

• документы финансовой отчетности, представляемые в государ­ственные органы управления;

• протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета ди­ректоров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполни­тельных органов (правления, дирекции);

• списки акционеров с указанием количества и категории принадлежащих им акций;

• акты ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями или органами государственного, муниципального финансового контроля;

• внутренние документы общества, утверждаемые общим собра­нием акционеров или иным органом управления обществом;

• документы по личному составу предприятия;

• другие документы по усмотрению общего собрания акционе­ров или совета директоров.

Документы по личному составу (личные дела, личные карточки ф. № Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарпла­те) хранятся 75 л., руководителей предприятия — постоянно.