Порядок выдачи дел

1. Оперативным называется хранение дел в местах их формирова­ния до передачи на архивное хранение. За сохранность документов несут ответственность:

• руководители структурных подразделений;

• работники службы делопроизводства.

Дела хранятся:

• в шкафах, на стеллажах (обычные документы).

• в сейфах (документы с грифом "Для служебного пользования", "Конфиденциально" и т. п.).

Располагают дела в соответствии с номенклатурой дел струк­турного подразделения.

Номенклатуру дел размешают на внутренней стороне шкафа, сейфа:

• для удобства поиска необходимого дела;

• для проверки наличия дел.

При рациональной организации оперативного хранения и пра­вильного оформления обложек дел (в некоторых случаях внут­ренних описей дел) поиск любого исполненного документа не превышает 5 минут.

2. Проверка наличия дел при оперативном хранении проводится:

• для обеспечения сохранности дел;

• установления пропавших дел (документов);

• поиска пропавших дел (документов);

• восстановления документов, не найденных в результате поиска.

Проверка наличия проводится комиссией, созданной по ука­занию руководителя, с периодичностью, устанавливаемой слу­жбой делопроизводства или инструкцией по делопроизводству предприятия, но не реже одного раза в год.

3. Во время оперативного хранения дела могут выдаваться:

• сотрудникам предприятия (по указанию руководителя струк­турного подразделения);

• сторонним организациям (по указанию руководителя предпри­ятия).

Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществ­ляется под расписку.

На дело, выданное сотрудникам своего предприятия, заводят карту-заместитель дела, в которой указывают:

• номер дела;

• дату выдачи;

• кому выдано (Ф. И. О.);

• структурное подразделение;

• подпись исполнителя;

• срок возврата;

• отметку о возврате;

• примечание.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам струк­турных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и разрешению руководителя организации — автора до­кументов. В карте-заместителе дела указывают дополнительно наименование организации. При выдаче составляется акт приема-передачи дела.

Срок оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет. Исключение составляют документы с временными сроками хранения 5 и 10 лет. Как правило, на архивное хранение такие документы не передаются и они продолжают храниться в структурных подразделениях.

После оперативного хранения завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения сдаются в архив.

Вопрос 41. Экспертиза ценности документов