Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях. Конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Он состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части после заголовка, даты и места проведения мероприятия указывают фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания, перечисляют фамилии и инициалы присутствующих в алфавитном порядке, приводят повестку дня.
Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Каждый раздел строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), отдельно по каждому вопросу. Эти слова, которыми начинается каждая часть раздела, пишут прописными буквами, после них ставят двоеточие и на следующей строке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика. Основное содержание докладов и выступлений помещае6тся в тексте протокола или прилагается к нему: постановление печатается полностью.
Протоколы подразделяются на: полные, краткие и сокращенные.
|
|
Полный протокол отражает все рассматриваемые вопросы в стенографической записи в порядке их обсуждения и принятия решения.
Протокол краткой формы составляется при наличии стенограммы или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко анализируются также оперативные совещания.
В сокращенной форме протокола кратко излагается суть основных докладов и выступлений.
Протокол подписывается председателем комиссии и секретарем, нумеруются протоколы порядковым номером в пределах календарного года.
Выписка из протокола. В выписке записывают вводную часть протокола, включая повестку дня, а затем приводят дословную запись основной части рассматриваемого вопроса.
Акт – документ, составленный группой лиц, подтверждающий установленные ими факты, (акт инвентаризации, несчастных случаев, списания материальных ценностей и др.)
Основанием для составления акта могут быть необходимость констатации определенного факта, распорядительный документ вышестоящего органа или руководителя организации.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указывают основание составления акта, перечисляется состав комиссии персонально с указанием должности. В констатирующей части указываются установленные факты, делаются выводы, даются сведения о количестве экземпляров акта и о том, в какие структурные подразделения они направлены. Акт подписывает председатель и члены комиссии.