Справочно-информационные документы, правила их оформления (докладная и объяснительная записки, справки)

Докладная записка – документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Она может составляться как по инициативе её автора, так и по указанию руководителя. Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой описывают состояние вопроса, факты, явившееся основанием для составления докладной записки, во второй части излагают выводы и предложения.

Служебная записка – документ, аналогичный докладной записке, но направленный одним должностным лицом другому внутри организации для принятия конкретных мер по возникшей проблеме и требующей оперативного разрешения.

Объяснительная записка – документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо правового акта или нормативного документа.

Справки – документы, содержащие описание, подтверждение тех или иных фактов и событий. Различают справки: служебные (о выполнении плана, штатной численности и др.) и справки, выдаваемые частным лицам для предоставления в другие учреждения (справка о заработной плате, справка с места работы).

Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы, подразделы, иметь пояснения и ссылки.

Текст личной справки начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Заканчивается текст указанием организации, куда предъявляется справка. Она подготавливается на трафаретных бланках, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером (если по финансовым вопросам) или начальником отдела кадров, заверяется гербовой печатью.