Организация работы ведомственного архива

Ведомственные архивы – это архивные учреждения или структурные подразделения государственных органов, осуществляющие прием и хранение док-тов этих гос. органов, в течение периода времени, установленного законом:

- документы Президента РБ, высших органов государственной власти – 15 лет.

- документы госбезопасности, внутренних дел, обороны – 30 лет.

- документы исполнительных и распорядительных органов – 10 лет.

- городского и районного подчинения – 5 лет.

- научно-технической документации – до минования надобности, но не более 25 лет.

- записей актов гражданского состояния и документов по личному составу – 75 лет.

В соответствии с Законом РБ «О национальном архивном фонде и архивах в РБ» разрабатывается Положение о ведомственном архиве, утверждаемое руководителем организации и согласовывается с соответствующими учреждениями государственной архивной службы, в котором предусматривают: правовой статус ведомственного архива; источники его комплектования; состав документов, поступающих на хранение; задачи и функции архива и его права, необходимые для их осуществления. Для работников архива (согласно штатному расписанию) разрабатываются должностные инструкции, где указываются виды работ, выполняемые работниками архива, их обязанности и права.

Экспертиза ценности документов – это определение народнохозяйственного, социально-культурного, исторического и иного значения документов в целях их отбора на государственное хранение и установления сроков хранения. Она проводится в организации в двух случаях: 1. В делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, формировании дел и их подготовке к последующему хранению; 2. В архиве в процессе приема дел на постоянное или временное хранение, при подготовке передачи дел в государственный архив. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов проводит постоянно действующая экспертная комиссия, назначенная руководителем организации, в составе не менее 3-5 человек, под председательством одного из руководящих работников. В неё включается и представитель архивной службы. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации и в ходе формирования и оформления дел осуществляется отбор документов: Постоянного и долговременного хранения для передачи в архив; Временного хранения для дальнейшего хранения в структурных подразделениях; Временного хранения, сроки которых истекли, для выделения к уничтожению.

Отбор дел на постоянное и временное хранение и выделение к уничтожению материалов с истекшими сроками хранения проводятся сотрудниками структурных подразделений организации. На отобранные экспертной комиссией к уничтожению документы составляются акты, которые подписывают члены экспертной комиссии и утверждает руководитель организации. Отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют лица ответственные за делопроизводство. После согласования экспертной комиссией организации акт предоставляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения и утверждается руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описи дел постоянного хранения. Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются на переработку по приемо-сдаточной накладной, которая прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов. Порядок и методика отбора документов на хранение, уничтожение и составление описей определяется «Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий РБ».