Организация и проведение собраний

Собрание - совместное присутствие где-нибудь членов определенного коллектива для обсуждения, решения каких-либо вопросов. В зависимости от количества участников собрания могут быть общими, по структурным подразделениям и собрания представителей.

Собрания могут определяться по профессиональному признаку (мед. работников, педагогов и др.), по интересам (например, книго­любов и т. д.), по концентрации капитала (акционеров, учредителей предприятий различных форм собственности). По срокам проведения они могут проводиться один раз в год, квартал, ежемесячно.

Собрание проводится по заранее разработанному плану руководством организации или избранным собранием исполнительным органом (правлением, комитетом и т. п.) с определением конкретных вопро­сов, вносимых в повестку дня. По каждому вопросу определяется докладчик. О дате, месте, времени и повестке дня проведения собрания сообщается за­благовременно.

Открывающий собрание сообщает собравшимся количество присутствующих от числа приглашенных и ставит вопрос о возможности открытия собрания на голосование. После открытия собрания избирается президиум собрания, а из него - председатель и секретарь собрания. При небольшом количестве уча­стников могут избираться только председатель и секретарь собрания. Затем председатель оглашает повестку дня. После утверждения повестки собрания собрание переходит к рассмотрению каждого вопроса, по ко­торому выступают заранее определенный докладчик и желающие из присут­ствующих на собрании. После всестороннего обсуждения по каждому рассмотренному вопросу принимается решение.

В некоторых случаях на собраниях возникает необходимость подсчета голосов (тайным или откры­тым голосованием), особенно при выборе лиц в руководящие органы. В этом случае избирается счетная комиссия в составе 3-5 человек в зависимо­сти от количества участников собрания.

Условиями успешного проведения собрания являются:

1 Тщательная предварительная подготовка, включающая формирование вопросов повестки собрания; подбор докладчиков, заинтересованных в положительном решении имеющейся проблемы, затрагивающей весь коллектив; обеспечение работы торговой точки (буфета, столовой, кофе-паузы и т.п.); определение выступающих, знающих проблему и могущих внести конструктивные предложения и убе­дить в необходимости принятия оптимального решения.

2 Четкое соблюдение регламента проведения собрания. Не следует допускать нападок, упреков на отдельных выступающих. Докладчикам надо четко фиксировать все идеи, высказываемые выступающими, и в заключи­тельном слове поблагодарить их за это. Не следует на собраниях критиковать ра­ботников за плохую работу, но необходимо высказать благодарность и по­хвалу работникам за хорошее отношение к работе и достигнутые успехи.

3 Немедленное принятие мер в случае возникновения напряжения, обу­словленного эмоциями. Ни в коем случае не должен разгораться спор. Руководителю следует оставаться на нейтральных позициях.

4 Отклонение непродуманного решения.

Председатель собрания, подводя его итоги, резюмирует, какие вопросы рассмотрены и какие решения будут приняты, какие действия бу­дут предприняты в разработке принятых решений, когда и кем. Следует также отметить тех, кто внес наибольший вклад в результат успешного про­ведения собрания.