Организация и проведение совещаний

Совещание - заседание группы заинтересованных людей, посвященное открытому коллективному обсуждению одного или нескольких вопросов. Формы такого обсуждения разнообразны: конференции, симпозиумы, собрания, семинары. Они проводятся при необходимости: принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказать и обосновать свое мнение; учета интересов одновременно нескольких структурных подразделений организации или субъектов хозяйствования.

Подготовка к проведению совещания включает:

- обоснование необходимости проведения совещания и принятие решения о проведении совещания;

-определение тематики и формирование повестки дня;

-определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и места проведения, состава участников, примерного регламента работы;

-подготовку руководителя;

-подготовку доклада и проекта решения;

-предварительную подготовку участников и помещения, организацию проезда, размещения и питания участников.

Требуется заблаговременно оповещать участников совещания о его проведении и знакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления были продуманны заранее.

Начинать, как и заканчивать, совещание нужно точно вовремя. Оптимальная продолжительность совещания – час или полтора. Если время совещания затягивается, значит, оно плохо подготовлено. Совещания следует проводить в одни и те же дни, в одно и то же время, в одном и том же помещении (зале, комнате).

Существуют два основных стиля про ведения совещаний: дипломатический или авторитарный.

Для дипломатического стиля характерны следующие формы совещаний: дискуссионная и свободная.

Для авторитарного стиля характерны формы совещаний: диктаторская, автократическая и сегрегативная.

По основной задаче совещания могут подразделяться на: проблемные, инструктивные, оперативные, или диспетчерские. Проблемное совещание дает возможность руководителю не вырабатывать свое мнение предварительно, а сделать это на основе коллективного обсуждения проблемы. Инструктивное совещание служит для доведения руководителем до своих подчиненных решений вышестоящих органов и организации обсуждения путей наилучшей их реализации. Оперативное совещание ставит перед собой задачу получить информацию о текущем состоянии дел в организации.

Чтобы не сбивать сотрудников с ритма, совещания целесообразно проводить в конце рабочего дня или во второй его половине. По ходу совещания должен вестись протокол, в котором следует правильно зафиксировать основное содержание выступлений и формулировку принятых решений. Его должен вести секретарь или кто-то из присутствующих.

Каждое совещание должно заканчиваться принятием решения и подведением итогов.