Цель и назначение деловых совещаний и собраний. Классификация деловых совещаний

Совещание - заседание группы заинтересованных людей, посвященное открытому коллективному обсуждению одного или нескольких вопросов. Совещания проводятся при необходимости:

- принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказать и обосновать свое мнение;

- учета интересов одновременно нескольких структурных подразделений организации или субъектов хозяйствования.

По основной задаче совещания могут подразделяться на: проблемные, инструктивные, оперативные, или диспетчерские. Проблемное совещание дает возможность руководителю не вырабатывать свое мнение предварительно, а сделать это на основе коллективного обсуждения проблемы. Инструктивное совещание служит для доведения руководителем до своих подчиненных решений вышестоящих органов и организации обсуждения путей наилучшей их реализации. Оперативное совещание ставит перед собой задачу получить информацию о текущем состоянии дел в организации.

Совещания целесообразно проводить в конце рабочего дня или во второй его половине. По ходу совещания ведется протокол, в котором фиксируется основное содержание выступлений и формулировку принятых решений. Его должен вести секретарь или кто-то из присутствующих. Каждое совещание должно заканчиваться принятием решения и подведением итогов.

Собрание - совместное присутствие где-нибудь членов определенного коллектива для обсуждения, решения каких-либо вопросов. В зависимости от количества участников собрания могут быть общими, по структурным подразделениям и собрания представителей.

Собрания могут определяться по профессиональному признаку (мед. работников, педагогов и др.), по интересам (например, книго­любов и т. д.), по концентрации капитала (акционеров, учредителей предприятий различных форм собственности). По срокам проведения они могут проводиться один раз в год, квартал, ежемесячно.

Собрание проводится по заранее разработанному плану руководством организации или избранным собранием исполнительным органом (правлением, комитетом и т. п.) с определением конкретных вопро­сов, вносимых в повестку дня. По каждому вопросу определяется докладчик. О дате, месте, времени и повестке дня проведения собрания сообщается за­благовременно.

Открывающий собрание сообщает собравшимся количество присутствующих от числа приглашенных и ставит вопрос о возможности открытия собрания на голосование. После открытия собрания избирается президиум собрания, а из него - председатель и секретарь собрания. При небольшом количестве уча­стников могут избираться только председатель и секретарь собрания. Затем председатель оглашает повестку дня. После утверждения повестки собрания собрание переходит к рассмотрению каждого вопроса, по ко­торому выступают заранее определенный докладчик и желающие из присут­ствующих на собрании. После всестороннего обсуждения по каждому рассмотренному вопросу принимается решение.

В некоторых случаях на собраниях возникает необходимость подсчета голосов (тайным или откры­тым голосованием), особенно при выборе лиц в руководящие органы. В этом случае избирается счетная комиссия в составе 3-5 человек в зависимо­сти от количества участников собрания.