Состав и правила оформления реквизитов документов

Всего существует 30 реквизитов, оформление которых регламентирует ГОСТ Р 6.30.

Реквизиты:

01 по 10 - наименование организации, эмблема, справочные данные об организации, наименование вида документа заносятся в бланк документа (образец расположения реквизитов в приложении №1).

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Дата документа

5.1.1. Датой документа является дата его подписания (для приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д.), утверждения (для инструкций, графиков, планов, отчетов и т.д.) или дата события, зафиксированного в нем (для протоколов, актов).

5.1.2. Дата проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две и более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

5.1.3. Датируются все стадии оформления и обработки документа. По этим датам устанавливается, где произошла задержка в работе с документом.

5.1.4. Дата входит составной частью в реквизиты: гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа.

5.1.5. Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

П р и м е р: дату 13 января 2013 года следует оформлять: 13.01.2013 г.

В документах, содержащих сведения финансового характера, допускается словесно-цифровой способ оформления дат - 13 января 2013 г. Дата оформляется без кавычек.

5.1.6. При подготовке документа к подписанию заранее печатается год, а число проставляется руководителем, подписывающим документ.