Организация контроля исполнения

11.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения; информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах; снятие с контроля, направление исполненного документа в дело; учет, обобщение, анализ хода и результатов исполнения документов.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

11.2. При постановке документа на контроль в верхнем правом углу документа проставляется отметка о контроле.

11.3. Контроль исполнения обеспечивают ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях. Контроль соблюдения сроков исполнения документов и другие контрольные операции осуществляют:

- документов с поручениями (резолюциями) руководства Общества, приказов по основной деятельности и распоряжений;

- поручений оперативных совещаний у руководства Общества;

- планов - в соответствии с функциями структурных подразделений Общества;

- документов с поручениями начальника структурного подразделения - ответственный за делопроизводство данного подразделения.

11.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

11.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа (поручения), а поступивших из других организаций, предприятий, - с даты их поступления.

11.6. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", - в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

- внутренние документы Общества (приказы, распоряжения, протоколы совещаний и др.) - согласно указанному в них сроку; в случае, если срок исполнения не указан, то в месячный срок со дня регистрации (вступления в силу).

11.7. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

11.8. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в Журнале.

11.9. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя Генерального директора Общества, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

11.10. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

11.11. О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует Секретаря Общества для внесения изменений в электронные картотеки баз данных - новый срок, дата изменения, подпись.

11.12. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения, сообщения результатов заинтересованным лицам.

11.13. Снятие документа с контроля осуществляет Генеральный директор Общества и оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело

11.14. О ходе выполнения приказов и распоряжений Общества структурное подразделение, которому в них дано поручение, в установленный срок вносит докладную записку на имя Генерального директора Общества, на которого возложен контроль исполнения приказа, распоряжения. Записка должна содержать информацию о полноте и своевременности выполнения документа, фактические данные, характеризующие результаты работы, предложение о снятии приказа, распоряжения с контроля или о продлении срока исполнения.

11.15. Данные о ходе выполнения приказов и распоряжений, информация о снятии их с контроля обязательно отражаются в электронной карточке.

12. Заключительные положения 12.1.Настоящая инструкция обязательна для исполнения всеми работниками Общества.12.2.Изменения и дополнения в настоящую инструкцию вносятся приказом Генерального директора Общества.

Приложение № 3 Образец оформления распоряжения

Общество с ограниченной ответственностью «Калина Нова»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
02.07.2013 г.				№

г.Великие Луки

О составлении графика обучения сотрудников

В связи с необходимостью проведения обучения сотрудников использованию системы управления конфликтами в организации,

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Директора департамента управления персоналом Зайцевой И.В. подготовить график обучения.
Срок исполнения - до 05.07.2013 г..

2. Контроль за исполнением возложить на заместителя генерального директора Сидоренко И.Н.

Генеральный директор личная подпись В.В. Иванов

С приказом ознакомлены: личная подпись Сидоренко И.Н.
02.07.2013 г.
личная подпись Зайцева И.В.
02.07.2013 г.

			Приложение № 4 Образец оформления положения, титульный лист
Общество с ограниченной ответственностью «Калина Нова»	ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству	15 апреля 2013г.
Страница | 1
Дело № АХ-10.2

Содержание
1.	Общие положения ……………………………………………..
2.	Состав документов архива …………………………………….
3.	Задачи и функции архива ……………………………………...
4.	Права архива …………………………………………………….
5.	Ответственность за архив ………………………………………
6.	Лист ознакомления с инструкцией ……………………………

Исполнитель	Согласовано	Утвержден	Дата утверждения
Делопроиз-водитель личная подпись М.В. Петрова	Специалист архивного отдела Великолукского района личная подпись Р.А. Ким Председатели ЭПК личная подпись О.О.Логинов личная подписьА.Р.Петров личная подписьЛ.Т.Игнатов	Генеральный директор Общества с ограниченной ответственностью «Калина Нова» личная подпись В.В. Иванов М.П.	15 апреля 2013 г.

Приложение № 4 Продолжение образца оформления положения

Общество с ограниченной ответственностью «Калина Нова»	ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству	15 апреля 2013г.
Страница | 1
Дело № АХ-10.2

1. Общие положения

1.1. Документы Общества с ограниченной ответственностью «Калина Нова», являются муниципальной собственностью и подлежат хранению в силу их значимости для граждан, общества и государства.

…

2. Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного срока хранения, документы временного срока хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений Общества с ограниченной ответственностью «Калина Нова» (согласно номенклатуре дел), документы по личному составу.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет
следующие функции:

3.2.1. Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, документы структурных подразделений Общества с ограниченной ответственностью «Калина Нова», оформленные и упорядоченные в соответствии с требованиями, установленными Федеральной архивной службой РФ.

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Общества с ограниченной ответственностью «Калина Нова».

5. Ответственность за архив

5.1. Архив совместно с генеральным директором Общества с ограниченной ответственностью «Калина Нова» несет ответственность за: