Контроль умов зберігання і збереження

Основна відповідальність за організацію та забезпечення контролю за зберіганням і збереженням основних засобів покладається на внутрішньогосподарський контроль. Його здійснюють керівники підприємств, спеціалісти, керівники виробничих підрозділів, обліково-економічна служба, МВО. Важливим організаційним питанням є закріплення основних засобів за МВО, для чого із комірниками, завідуючими складами та іншими МВО укладають договір про повну матеріальну відповідальність.

Трактори, комбайни, автомобілі та іншу с.-г. техніку закріплюють за механізаторами та водіями по акту. Важливо, щоб у ньому був зазначений технічний стан і комплектність кожного інвентарного об’єкта. Оперативний контроль спеціалісти і керівники здійснюють шляхом візуальних спостережень, періодичних обстежень зберігання техніки, обладнання, проведення інвентаризації.

Керівники і спеціалісти постійно стежать за технічним станом будівель, споруд, техніки, організовують їх ремонт, вживають заходів щодо найбільш повного використання виробничих потужностей та експлуатаційних можливостей, дотримання правил експлуатації машин, обладнання та їх зберігання.

У процесі як внутрішніх, так і зовнішніх ревізій велику увагу звертають на перевірку умов зберігання та збереження основних засобів. При цьому широко використовують контрольні (вибіркові) інвентаризації. Перед інвентаризацією основних засобів проводять підготовчу роботу, а саме: перевіряють наявність і стан інвентарних карток або книг, технічних паспортів, іншої технічної документації, наявність документів на основні засоби, здані або прийняті підприємством в оренду, на зберігання чи тимчасове використання. Відповідним чином обробляють усі інші документи по надходженню і витрачанню основних засобів, роблять записи у картках чи книгах складського обліку і виводять залишки на початок інвентаризації.

Від осіб, які відповідальні за збереження о. з. беруть розписки про те, що всі документи по надходженню і використанню о. з. здані в бухгалтерію і не оприбуткованих або не списаних на видаток у них немає. Після цього перевіряють фактичну наявність о. з. у натурі по кожному місцезнаходженню і МВО при обов’язковій її участі.

Інвентаризацію о. з. проводять за видами майна відповідно до класифікаційних груп, за галузями, місцями зберігання та МВО. Машини, обладнання і силові установки в інвентаризаційні описи записують індивідуально із зазначенням номера, заводу, року випуску, призначення, конструкції, потужності і балансової вартості. При виявленні об’єктів, які не відображені в обліку, а також об’єктів, по яких в обліку відсутні дані, що їх характеризують, комісія включає по них додаткові дані і технічні показники в інвентаризаційні описи. Оцінка не облічених засобів здійснюється за діючими цінами чи кошторисною вартістю, а знос встановлюється за технічним станом об’єкта.

Виявлені не обліковані об’єкти ОЗ, їх оцінку і визнання зносу оформляють окремим актом. При цьому з’ясовують, коли і за чиїм розпорядженням було придбане майно, за рахунок яких джерел списані витрати на його придбання. Якщо під час інвентаризації виявляють, що проведені капітальні роботи (надбудова поверхів, добудова нових приміщень) не відображені в обліку, комісія по документах визначає суму збільшення початкової вартості об’єкта і відображує в описах (актах) зміни. Одночасно з’ясовують причини, через які вони в обліку не враховані, як і ким використовується додаткова площа.

Під час інвентаризації виявляють непридатні для експлуатації машини, обладнання. Їх потрібно записати в окремі описи і з’ясувати, чи не приховують несписанням об’єктів з балансу дострокове вибуття з ладу о. з. внаслідок порушення правил експлуатації, розукомплектування, не належного технічного догляду тощо.

Результати перевірки фактичної наявності о. з. оформляють проміжними актами.