Введение

1 2 3 4 5 6 7

Е. А. Павленко

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Министерство образования Российской Федерации

Байкальский государственный университет экономики и права

Е. А. Павленко

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Учебное пособие

Издательство БГУЭП

УДК 651. 4/.9 (075.8)

ББК 65.050.9.(2) 2 я 7

П 12

Печатается по решению редакционно-издательского совета

Байкальского государственного университета экономики и права

Рецензенты канд. филол. наук С. А. Курьянова

канд. экон. наук, доц. В. М. Лысков

Павленко Е. А.

П 12 Делопроизводство: Учеб. пособие. – Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2012. – 138 с.

ISBN 5-7253-0711-5

Основано на изучении и обобщении существующей практики работы с документами. Содержит упражнения и задачи для самостоятельной работы. Во всех разделах приводятся необходимые теоретические сведения.

Предназначено для студентов экономических и юридических специальностей.

ББК 65.050.9 (2) 2 я 7

ISBN 5-7253-0711-5 © Павленко Е.А., 2012

Введение

Делопроизводство – это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами. В последнее время все чаще стал употребляться термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Он возник в связи с совершенствованием организационно-технической основы делопроизводства, в связи с внедрением в сферу работы с документами средств вычислительной техники, современных информационных технологий, сборе, обработки, хранения и использования информации.

Одним из основных элементов делопроизводства является документирование. Под документированием понимается запись информации на бумаге или другом носителе. Оно осуществляется по правилам, установленным правовыми нормативными актами, и имеет юридическую силу.

Юридическая сила – свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления.

В результате документирования деятельности организации создается документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать.

Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

Общие функции официальных документов:

— информационная (документ создают для сохранения информации);

— социальная (документ является социально значимым объектом, так как связан с определенной социальной потребностью);

— коммуникативная (документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами);

культурная (документ закрепляется и передает культурные традиции, в частности, уровень научного и технического развития общества).

Специальные функции официальных документов:

— управленческая (документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели; примером могут сложить плановые, отчетные, организационно-распорядительные и др. документы);

— правовая (документ является средством закрепления и применения правовых норм и правоотношений в обществе; примером являются законодательные и правовые нормативные акты, документы, приобретающие на время правовую функцию);

— историческая (документ – это источник исторических сведений о развитии общества после выполнения своих оперативных функций, чему помогает его поступление на хранение в архив).

Официальные документы подразделяют на управленческие, научные, технические, технологические, производственные и др.

Управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства.

В состав управленческой документации входят организационная, распорядительная, информационно-справочная, по личному составу, плановая.

Современные требования к оформлению организационно-распо-рядительной документации зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформле-нию документов»).

Процесс делопроизводства определяется нормативно-методической базой на основе законов, нормативных правовых актов, методических документов.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает:

— законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

— указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

— правовые акты федеральных органов исполнительной власти субъектов РФ (министерств, комитетов, служб агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

— правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий;

— государственные стандарты на документацию;

— унифицированные системы документации;

— общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Методические документы регламентируют:

— технологию создания, обработки, хранения, использования документов в организации;

— работу службы делопроизводства (ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и т. д.).

В России существует государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные требования к документам и службам ДОУ приведены в нормативных документах по организации управленческого труда и охране труда, архивного хранения документов.

Документационное обеспечение управления организации выполняет специальное структурное подразделение.

Возможное название специального структурного подразделения ДОУ:

— управление делами;

— общий отдел;

— канцелярия;

— секретариат.

В организациях, где объем документов невелик, работу с документами выполняет секретарь.

Цели службы ДОУ:

— организация работы;

— руководство документационным потоком;

— координация видов работ с документами;

— контроль за последовательностью работы с документами;