Основные положения по документированию управленческой

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, дискеты и др.).

Единство правил документирования управленческих действий обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

УСД – это комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ.

В соответствии с действующим законодательством органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания изучаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Распорядительный документ может быть изменен распорядительным документом самой организации или вышестоящей организацией. Действие распорядительного документа может быть приостановлено компетентными органами.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседании коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируется в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, звуковых записей, стенограмм. Если заседание стенографируется, то после собрания они расшифровываются, отпечатываются, заверяются и хранятся вместе с протоколом.

В пределах своей компетенции предприятия направляют письма для осуществления оперативных связей. Письма составляются в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы, документы передаются через модемную связь, по факсу или телефону.

Организация на основании положений издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, уставы, положения, правила.