Требования, предъявляемые секретарю

Ни одно учреждение, организация, предприятие, фирма не могут существовать без руководителя, осуществляющего организационно-распоря-дительную деятельность. В то же время руководитель нуждается в секретаре-референте, берущем на себя его организационное и информационное обслуживание, освобождающем его от нерациональной траты времени и умеющем поддержать высокий авторитет руководителя.

Секретарь связывает руководителя с внешним миром и сотрудниками фирмы, организует прием посетителей, телефонные переговоры, совещания, вовремя получает, обрабатывает, докладывает информацию и документы, оформляет их, хранит и предоставляет по требованию. Высококвалифицированному секретарю-референту поручается и подготовка документов.

В небольших организациях на секретаря возлагается все организационное и делопроизводственное обслуживание, а в больших организациях секретарь есть в каждом структурном подразделении. В толковом словаре В. Даль определяет секретаря как «статус-секретаря, доверенного письмо - вода государя».

В настоящее время в словарях секретарь определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством»[2].

Секретарь-референт должен знать:

— Правовые основы управления:

· административное, трудовое и хозяйственное право;

· законодательно-правовые акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает.

— Основы управления:

· систему органов власти и управления в стране;

· принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций;

· отрасль, в которой он работает, ее взаимосвязи;

· функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи.

— Основы менеджмента.

— Основы научной организации управленческого труда:

· нормативно-методические документы по информационно-документа-ционному обеспечению управленческой деятельности;

· нормативы времени на отдельные виды выполняемых работ.

— Вычислительную и организационную технику.

— Основы общей социальной психологии.

— Основы этики и эстетики.

— Делопроизводство:

· методы создания и оформления документов;

· организацию работ с документами;

· бездокументное обслуживание.

— Архивное дело.

На основе этих знаний секретарь-референт должен обеспечивать эффективную работу руководителя (фирмы):

· оказывать помощь в планировании рабочего дня;

· организовывать место руководителя;

· вести сроковый контроль за поручениями руководства;

· организовывать командировки.

— Вести информационное обслуживание руководителя (фирмы):

· документное;

· бездокументное.

— Организовывать прием посетителей.

— Устанавливать деловые контакты.

— Организовывать и обеспечивать работу совещания.

— Составлять и оформлять документы, пользуясь компьютером.

— Оперативно размножать документы.

— Обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи (в том числе факс, электронная почта).

— Вести работу с документами:

· прием, отправка, первичная обработка документов, распределение, регистрация, контроль, информационно-справочная работа по документам, текущее хранение, уничтожение.

— Вести архив.

К деловым качествам секретаря-референта относятся и такие профессиональные качества, как самоорганизованность, инициативность, умение сохранять служебную тайну, пунктуальность, предвидеть выход из напряженных ситуаций, быть преданным работе [3].

К личным качествам секретаря-референта относятся

— умение адаптироваться, т. е. переключаться с одного вида работ на другой;

— быть коммуникабельным, т. е. устанавливать деловые контакты, связи;

— быть любезным, вежливым, доброжелательным;

— внешний вид должен отличаться опрятностью, умением одеваться с учетом деловой обстановки;

— постоянно совершенствовать свой профессиональный и культурный уровень.

Вопросы для самопроверки

1. Когда возникли документы?

2. Когда появилось приказное делопроизводство?

3. Когда возникло коллежское делопроизводство?

4. Когда возник указ о замене коллежского делопроизводства исполнительным делопроизводством?

5. Какое значение имеет делопроизводство в деятельности организации?