Значение работы с документами в управлении

Деятельность современного предприятия и организация работы с документами основана в соответствии с требованиями действующих законодательных и нормативных актов.

Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия.

Распорядительная деятельность руководителя предприятия отражается в приказах и распоряжениях (по личному составу и по основной деятельности предприятия, коллегиальная деятельность учредителей предприятия отражается в протоколах, работа реквизиционных комиссий – в актах, производственно-хозяйственная деятельность – в договорах, контрактах, коммерческой переписке.

Вся деятельность предприятия фиксируется в документах, которые служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны государственной налоговой службы, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами или инспекторами государственных служб.

Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для жизни каждого человека и зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований КЗоТ и инструкции по ведению трудовых книжек, либо не ведется вообще.

За нарушение действующего законодательства на предприятия накладываются штрафные санкции.

Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет Вам работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли.

Большое значение имеет сохранность документов на предприятии. В Распоряжении Правительства РФ от 21.03.94 № 358-р говорится о сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников в результате образования, реорганизации и ликвидации юридических лиц.

Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе предприятия. Важнейшее значение при этом имеет не только составление содержательной части документа, но и его оформление в соответствии с нормативными актами, т. е. придание документу юридической силы. Отсутствие отдельных реквизитов или неверное их оформление приводит специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре даже при хорошем знании КЗоТа.