Построение организационной структуры строительно-монтажной организации предполагает создание и формирование соответствующих групп специалистов. Объективной основой их создания является разделение и кооперация труда работников управления по горизонтали и вертикали.
Группы специалистов, создаваемые по воле и в соответствии с приказами и распоряжениями руководителей, принято называть формальными группами. Группы в составе аппарата управления могут быть по численности разными, но, как правило, они относительно небольшие и их принято называть малыми группами, имея в виду отношение их к численности организации в целом.
Малая группа в аппарате управления строительной организации - это относительно небольшая группа людей-специалистов, объединенных возложенными на них целями и задачами, вступающих в деловые и личные контакты в процессе осуществления своих должностных обязанностей и социальной деятельности.
Сегодня не только в теории, но и на практике нет необходимости доказывать, что эффективное управление каждой формальной группой внутри организации имеет очень большое значение для успешной ее деятельности в целом. Эффективность и надежность управления при этом достигается только тогда, когда задачи каждой отдельной формальной группы определены так, чтобы обеспечивать работу других групп. Точно так же работа отдельных работников внутри группы должна быть направлена на обеспечение работы других сотрудников в соответствии с распределением должностных обязанностей.
Для успешного формирования и функционирования малых групп важно знать их качества, характеризующие их как объект управления. К наиболее общим качествам малых групп относят:
их направленность;
организованность и интегративность;
референтность;
интеллектуальную активность и коммуникативность;
эмоциональную и волевую коммуникативность;
психологический климат в группе.
Направленность группы - это выражение социальной ценности принятых ею целей, отражение мотивов деятельности, ценностных ориентации, норм поведения членов группы внутри и вне ее.
Организованность группы - ее способность к самоуправлению, а интегративность - мера единства и слитности в группе, общности ее членов в противовес разобщенности.
Референтность группы - степень принятия ее членами общих внутри групповых норм поведения и отношений, наличие лидера в группе и степень его принятия членами группы.
Интеллектуальная активность и коммуникативность группы - это характер восприятия членами группы друг друга по профессиональным качествам, наличие между ними взаимопонимания, общего языка в производственном плане и человеческом общении.
Эмоциональная и волевая коммуникативность группы - межличностные связи эмоционального характера и способность группы противостоять возникающим неблагоприятным ситуациям и коллизиям, надежность ее поведения в экстремальных ситуациях.
Психологический климат в группе является отражением комфортности пребывания в группе ее членов, их удовлетворенности в производственных, социальных и других отношениях пребывания в группе.
Как свидетельствует практика и анализ специалистов по управлению, эффективность работы коллективов малых групп зависит и определяется следующими основными факторами:
пригодность или непригодность ее руководителя. Это самый важный фактор. Пригодность руководителя определяется не только его компетентностью, знаниями, но и личными качествами быть руководителем. В принципе согласно нормальному закону распределения к деятельности в качестве руководителя вообще пригодны менее 20 % специалистов, а что касается менеджеров-руководителей среднего и высокого ранга, то на их долю приходится менее 4-5 %;
наличие неквалифицированных сотрудников. Такое наличие приводит не только к некачественному исполнению отдельных частных работ по управлению, но и вносит дисбаланс во всю систему исполнения группой возложенных на нее функциональных обязанностей, приводит к неудовлетворенности работой в целом тех сотрудников, которые качественно и добросовестно выполняют возложенные на них функции;
состояние микроклимата в группе. Сплоченность членов группы, их преданность коллективу, взаимная поддержка в работе повышает эффективность их труда. Взаимное недоверие, подозрительность, взаимные претензии друг к другу приводят не только к неэффективной работе, но и к распаду коллектива;
понимание кредо организации, ясность и четкость целей, поставленных перед группой. Если цели организации ясны, есть уверенность в их достижении, имеется понимание в их социальной значимости для коллектива организации, всех ее работников, для общества, то это является большим залогом сознательной и эффективной работы каждого сотрудника. Четкость задач, поставленных перед группой, обеспечивает четкость прочтения и исполнения ею своих обязанностей;
степень удовлетворенности работой сотрудников. Неудовлетворенность характером и содержанием работы является одним из основных факторов неэффективной работы специалиста;
степень открытости и закрытости информации о положении дел в организации в целом, о принимаемых в группе решениях по производственным, социальным, бытовым и другим вопросам. Открытость в указанных вопросах способствует пониманию обстановки и ликвидации непонимания друг друга в коллективе;
уровень творческих способностей работников, от которого зависит способность коллектива генерировать творческие идеи и реализовывать их. Консерватизм мышления и поступков приводит к застою и загниванию системы управления;
степень конструктивности отношений с другими смежными группами. Разрозненная работа смежных групп, их нездоровое соперничество приводят к разнонаправленности деятельности и рассогласованию достигаемых целей. Тесное сотрудничество и взаимодействие всегда приводят к более плодотворной работе.
Малые группы как объекты управления необходимо рассматривать не только как формальные образования, предусмотренные в организационной структуре управления строительно-монтажной организацией. Поскольку члены группы представляют собой индивиды со своими личностными профессиональными, психологическими и другими характеристиками и качествами, то между ними стихийно возникают и неформальные отношения, внутри них образуются неформальные группки со своими внутренними связями. Да и в целом в группе могут складываться неформальные отношения параллельно с отношениями, вытекающими из должностных обязанностей и функций.
Образование неформальных групп не считается явлением, отрицательно влияющим на эффективность управления. Это образование - объективный факт, и его необходимо учитывать и пользовать в процессе управления. Хорошо, когда лидеры формальных групп принимают руководителей неформальных групп, это бывает далеко не часто. Задача состоит в том, чтобы формальный, т.е. облаченный должностью руководитель группы, находил общий язык и умел взаимодействовать с неформальными лидер. Кстати, неформальных лидеров в группе может быть несколько: деловой лидер (лидер по организации и выполнению профессиональных задач), эмоциональный лидер (личность, обладающая притягательностью к себе), ситуационный лидер (личность, способ в трудную минуту взять на себя бремя ответственности по какой-либо проблеме, где она наиболее компетентна и способна) и др.