Разошлите приглашения на приемы

За неделю до открытия обзвоните своих гостей, которые не успели ответить на ваше приглашение, и напомните им о приеме. Особо ценным партнерам пошлите приглашение с курьером. Выставка – действующий полигон для проведения переговоров, где вы можете продемонстрировать свою продукцию, рассказать о новых технологиях. Поэтому нужно заранее ознакомить потенциальных клиентов с наиболее примечательными аспектами своей деятельности. Сделайте так, чтобы, получая приглашение посетить выставку, будущие клиенты поняли, что получили приглашение именно от вас, узнали своих партнеров, тогда они придут на выставку и найдут именно ваш стенд.

Определите, кто произнесет приветственную речь и ответит на вопросы прессы. Подготовьте дополнительный информационный материал. Убедитесь, что в буфете знают, когда начать и когда закончить обслуживание гостей.

Пригласите фотографа и оператора с камерой.

Несмотря на то, что вы приглашаете прессу, целесообразно иметь и свои собственные снимки и видеозаписи почетных гостей вашего стенда или званого приема, чтобы потом использовать их в публикациях, в том числе и в фирменных журналах.

Приготовьте итоговое сообщение для прессы.

Фотографии и отзывы ваших посетителей можно поместить через ваши контакты в коммерческих и фирменных изданиях. Комментарии по итогам выставки должны содержать данные о заказах, которые вы получили, об объеме заключенных вами сделок.

Проверьте стенд перед открытием.

Если работа была хорошо спланирована, последняя проверка покажет, что все сделано как надо. Какие-либо изменения вносить уже поздно.