Протокольные вопросы ведения деловых переговоров

Переговоры имеют целью найти приемлемое решение взаимоактуальной для партнеров проблемы. Они могут пройти успешно или завершиться неудачей. Во многом их успех решается тем, как переговоры подготовлены организационно и по содержанию, как проработаны их будущие стратегия и тактика.

Время, место, регламент переговоров

По взаимной договоренности определяется время, место, регламент переговоров. При этом окончательное решение предоставляется приглашенной стороне. Местом переговоров могут быть служебное помещение принимающей стороны либо нейтральная территория. Регламент работы в течение дня рекомендуется в пределах полутора-двух часов. Если затрачивается больше времени, то переговоры проводятся с перерывом.

Должно быть приготовлено и все необходимое для фиксирования хода переговоров в соответствии с договоренностью (протокол, стенограмма, аудиозапись).

Встреча делегаций на переговорах

Делегация принимающей стороны в полном составе ждет гостей в комнате зала для переговоров. Состав делегации, должностной статус руководителя определяют на основе паритета. Делегации имеют равный уровень полномочий.

После прибытия делегации гостей происходит процедура официального представле­ния. Руководители делегаций обмениваются визитными карточками.

Для удобства ведения переговоров заранее готовится «Протокольный список присутствующих» с указанием фамилии, имени (для россиян и отчества), должности, места работы членов делегаций.

После того как произошло представление, руководитель принимающей делегации приглашает всех за стол переговоров.

Рассадка делегаций за столом переговоров

Рассадка за столом двухсторонних переговоров в составе делегации может быть проведена с использованием одного из следующих вариантов:

1. Главы делегаций располагаются на первых местах во главе прямоугольного сто­ла, переводчики сбоку от каждого. Далее за столом - заместитель и члены делегаций в соответствии с должностным рангом (по убывающей).

2. Главы делегаций занимают места в центре прямоугольного стола напротив друг друга. По правую руку каждого из них - заместители, по левую - переводчики. Остальные члены делегации занимают места с правой и левой стороны в соответствии с должностным рангом. (Такая рассадка называется президентской.)

3. Делегации располагаются за круглым столом по схеме варианта № 2.

На официальном, торжественном обеде