Рекомендации

В соответствии с положением об удостоверяющем центре организации и утвержденной структуре разрабатываются и утверждаются функциональные инструкции обслуживающего персонала удостоверяющего центра и издаются приказы о назначении сотрудников.

Для повышения устойчивости в работе удостоверяющего центра рекомендуется разработать технологические карты деятельности для операторов удостоверяющего центра, так как операторы относятся к наиболее неустойчивой кадровой группе персонала - они часто увольняютсяJ. Технологические карты операторов содержат подробное описание порядка действий по регистрации пользователей и изготовлению им ключей подписей и сертификатов ключей подписей вплоть до описания действий на специальном программном обеспечении (АРМ администратора центра регистрации). Такие технологические карты (технологические инструкции) позволяют новым сотрудникам быстро подключиться к работе и начать обслуживание пользователей.

6. Регламент удостоверяющего центра (типы регламентов УЦ, основные положения типового регламента УЦ, дополнительные положения и документы).

В наше время, увеличиваются риски, связанные с мошенничеством с документами в электронном виде: как пример для Банков в данном случае – мошеннические электронные платежи, для других компаний – разглашение конфиденциальных документов, подделка авторства или, наоборот, отказ от него.

Для обеспечения безопасности и исключения подмены открытых ключей в соответствии с Федеральным законом "Об электронной цифровой подписи" создается доверительная организация - Удостоверяющий центр (УЦ), куда направляются открытые ключи всех пользователей. УЦ — основной компонент автоматизированных информационных систем с применением электронных цифровых подписей. Главная цель создания Удостоверяющего центра состоит в организации и поддержке безопасности защищенного, юридически значимого электронного документооборота.

Правовой базой для применения ЭЦП является Федеральный закон от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

В соответствии с 1-ФЗ под удостоверяющим центром понимается субъект права, являющегося носителем субъективных прав и юридических обязанностей в части:

• Изготовления и выдачи ключей электронной цифровой подписи;
• Изготовления и выдачи сертификатов ключей электронной цифровой подписи;
• Регистрации владельцев сертификатов ключей электронной цифровой подписи;
• Аннулирования, приостановления и возобновления действия сертификатов ключей электронной цифровой подписи;
• Предоставления информации о действии сертификатов ключей электронной цифровой подписи;
• Подтверждения подлинности электронных цифровых подписей.

Удостоверяющий центр гарантирует:

• конфиденциальность хранимой, обрабатываемой и передаваемой по открытым каналам связи информации при условии использования сертификатов для шифрования;
• уникальность и защиту создаваемых электронных цифровых подписей пользователей;
• персонификацию и достоверность данных участников электронного документооборота;
• подлинность и целостность электронных документов при условии использования сертификатов для подписи;
• доказательную базу для разрешения конфликтов и споров в судах РФ, связанных с совершением гражданско-правовых сделок в электронном виде, при условии сохранения клиентом соответствующих документов и ЭЦП.

Для подтверждения соответствия средства ЭЦП установленным требованиям владельцу ключа подписи выдается сертификат ключа подписи, который содержит следующие сведения:

• имя владельца, другие идентифицирующие данные;
• сроки действия ключа;
• уникальный номер сертификата ключа подписи;
• наименование и местонахождение Центра, выдавшего сертификат ключа подписи;
• правоотношения, в которых ЭЦП имеет юридическое значение;
• дата выдачи сертификата;
• сведения о действии сертификата.

Изготовление сертификатов ключей подписей осуществляется на основании заявления участника информационной системы. Заявление подписывается собственноручно владельцем сертификата подписи. Содержащиеся в заявлении сведения подтверждаются предъявлением соответствующих документов.

Сертификат ключа подписи в электронном виде, подписанный секретным ключом Удостоверяющего центра, направляется пользователю ключа подписи и вносится в реестр сертификатов ключей подписей Удостоверяющего центра.

• Сертификаты на бумажных носителях оформляются в двух экземплярах, которые заверяются собственноручными подписями обладателя ЭЦП и уполномоченного лица Центра и печатью Центра. Один экземпляр выдается обладателю электронно-цифровой подписи, второй остается в Удостоверяющем центре. Данные сертификаты будут служить доказательством при разборе конфликтных ситуаций и подтверждения ЭЦП.
• Фактически Удостоверяющий Центр выступает в роли «Электронного Нотариуса», заверяющего и подтверждающего «электронные» подписи на «электронных» документах.

Существует авторизованный УЦ и неавторизованный УЦ.

принципиальное отличие авторизованных ассоциацией удостоверяющих центров от неавторизованных?

Авторизованные УЦ получают доступ к множеству электронных площадок, и не нужно самим заниматься авторизацией на каждой площадке отдельно.

7. Работа с документами в организации (делопроизводство, документооборот, ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р 51141-98, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

Делопроизводство:

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними

Делопроизводство подразделяется на три стадии:

§ Создание документов (документирование);

§ Организация движения и учёта документов (документооборот);

§ Хранения документов (архивное дело).

В российских организациях ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учёт и сохранность документов.

Документооборот:

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

ГОСТ Р 6.30-2003:

Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

ГОСТ Р 51141-98:

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.
Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти:

Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах.

Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа.

Состав документа:

· Правила подготовки и оформления документов

o Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

o Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации

o Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации

o Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти

o Бланки документов

o Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в федеральных органах исполнительной власти

o Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

· Организация документооборота и исполнения документов

o Организация документооборота

o Организация доставки документов

o Прием, обработка и распределение поступающих документов

o Организация обработки и передачи отправляемых документов

o Порядок прохождения внутренних документов

o Учет количества документов

o Работа исполнителей с документами

· Поисковая система по документам

o Регистрация документов

o Организация поисковой системы по документам

· Контроль исполнения документов

· Организация работы с документами в делопроизводстве

o Составление номенклатур дел

o Формирование и оформление дел

o Организация оперативного хранения документов

· Порядок передачи документов на хранение в архив

o Экспертиза ценности документов

o Подготовка и передача документов в архив

Типовая инструкция заменена на Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

8. Система электронного документооборота (определение, назначение, экономический эффект, стандарты ISO серии 9000, ISO 15489, DoD 5015.2, примеры СЭД).

Система электронного документооборота (СЭД) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Главное назначение СЭД — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации — от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.

Основными пользователями СЭД являются крупные государственные организации, предприятия, банки, крупные промышленные предприятия и все прочие структуры, чья деятельность сопровождается большим объёмом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.