double arrow

Понятие документооборота

Под документооборотом понимается совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Основными принципами организации документооборота являются следующие:

· прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);

· каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

· порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Иначе говоря, основная задача организации документообо­рота — прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (прак­тики называют эти документы соответственно входящими, ис­ходящими и внутренними документами).

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

· объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;

· структура потока, определяемая разновидностью докумен­тов, авторством и другими классификационными признаками;

· режим потока, который определяется периодичностью
движения документов через канцелярию (секретаря-референта).

Учет объема документооборота осуществляется с целью по­лучения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных про­цессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрут­ные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.


Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:  



Сейчас читают про: