Существуют 3 формы организации работы с документами

Централизованная	Децентрализованная
Смешанная	При выборе форм учитывают: ¨ Объем документооборота ¨ Характер работы учреждения ¨ Территориальное расположение подразделений ¨ Структуру учреждения ¨ Техническую оснащенность

Операции документопотоков

Упражнение 1

Выбрать правильное определение документооборота

I. Прохождение документами всех инстанций с момента создания до момента исполнения

II. Количество документов 3 потоков в организации

III. Движение документов в организации с момента их получения или создания до отправки или завершения исполнения

IV. Этапы работы с документами с момента их создания до момента хранения

Упражнение 2

Назвать документопотоки

Название документопотоков
Начальный этап работы с документами конечный	1 Создание Отправка	2 Создание Исполнение	3 Получение Исполнение

Задание 3

Назвать документопоток и поставить в хронологической последовательности операции с документами

A. Первичная обработка

B. Регистрация

C. Распределение документов для передачи на резолюцию

D. Прием

E. Распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые

F. Исполнение

G. Хранение

H. Контроль

I. Передача нерегистрируемых документов по принадлежности

A. Изготовление проекта документа

B. Составление проекта документа

C. Регистрация

D. Подписание

E. Утверждение

F. Согласование

G. Хранение

H. Исполнение

I. Контроль

A. составление проекта

B. изготовление проекта

C. подписание

D. регистрация

E. согласование

F. утверждение

G. направление копии в дело

H. отправка документа

Упражнение 4

Вставить пропущенное

Задачи документооборота	Пути решения задач	Что предпринять, использовать
1.Уменьшение объема документооборота	1. Сокращение ________	1.
2.
3.
2.Уменьшение _________ ______________________	1.
2.
1. __________________ _______________в строго необходимом количестве	1. Усилить _________________ ___________________________
2. Рациональная организация документооборота (уменьшение времени и труда на обработку документов)	1. Прохождение документов должно быть ______________ _____________________	1. Продумать ________________________ документов
1.Составить рациональные ___________________________документов для _____отдельно и для ______________________
2.. Прохождение документов должно быть ______________________ (однократное пребывание документов у одного исполнителя	1. Ограничить ______________ _______________ перемещения документов
2.Распределить _____________ ___________________________ между исполнителями и руководителями (должностные инструкции, положение о структурном подразделении)
3. Прохождение документов должно быть _____________________	1.Использовать созданные в организации ______________________________________ документопотоков.
4. Прохождение документов должно _____________________	1._____________________ работу контрольной службы
5.Прохожждение документов должно быть _____________________	1. Использовать _________и соответствующее ________________________

Контрольные задания

Задание 1

Исправить определение

Документооборот это движение документов с момента их создания __________________________________________________ или завершения исполнения.

Задание 2

Дополнить

Объем документооборота = + + за

Задание 3

Установить соответствие

	Категории учреждения	Объем документооборота
А		до10 тыс.документов
Б		10 – 25 тыс.документов
В		25 – 100 тыс.документов
Г		От 100 тыс.документов

А	Б	В	Г

Задание 4

Отнести действия к документопотокам

1. Регистрация

2. Распределение документов для передачи на резолюцию

3. Хранение

4. Составление проекта документа

5. Первичная обработка

6. Прием

7. Контроль

8. Передача на исполнение

9. Передача нерегистрируемых документов по принадлежности

10. Направление копии в дело

11. Отправка документа

12. Изготовление проекта документа

13. Подписание

14. Утверждение

15. Согласование

16. Распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые

Документопотоки

Задание 5

Вставить в таблицу номера соответствующих пунктов

Задачи документооборота	Пути решения задач	Что предпринять, использовать
1.Уменьшение объема документооборота





2. Рациональная организация документооборота (уменьшение времени и труда на обработку документов)

1. Прохождение документов должно контролироваться.

2. Распределить функции, права и ответственность между исполнителями и руководителями (должностные инструкции, положение о структурном подразделении).

3. Составить рациональные схемы прохождения документов для потоков отдельно и для групп документов.

4. Сокращение количества создаваемых документов

5. Усилить контроль за количеством изготовляемых копий.

6. Прохождение документов должно быть прямоточным (однократное пребывание документов у одного исполнителя.

7. Создание унифицированных систем, устанавливающих состав форм документов и правила их использования..

8. Прохождение документов должно быть автоматизированным.

9. Продумать маршруты п рохождения документов.

10.. Уменьшение физического размера документа.

11.. Использовать ЭВМ и соответствующее программное обеспечение.

12. Копирование документов в строго необходимом количестве.

13. Угловые бланки, бланки А5.

14. Использовать созданные в организации нормативные документы и схемы операций документопотоков.