Документопотоки

ТЕМА «ТЕХНОЛОГИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА»

ЦЕЛИ

¨ Формулировать определение документооборота и его объема

¨ Определять категории организаций в зависимости от объема документооборота

¨ Относить документы к определенным потокам

¨ Располагать в хронологической последовательности операции с документами входящего, исходящего и внутреннего документопотоков

¨ Определять пути и необходимые действия для реализации основных задач документооборота

¨

ДОКУМЕНТООБОРОТ

И СТАДИИ ПРОХОЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В УЧРЕЖДЕНИИ

! гост

Документооборот - движение документов в организации с момента их получения или создание до отправки или завершения исполнения.

Документооборот (ДО) в учреждении осуществляется в виде трёх потоков:

Объём документооборота определяется количеством документов трёх потоков (внутренних, исходящих, входящих) за определённый промежуток времени, например, за год.

Документопотоки

Входящий Все входящие документы (поступившие в организацию)

Исходящий Все исходящиедокументы (созданные в данном учреждении и отправленные адресату

Внутренний Все внутренние документы (созданные в данном учреждении и предназначенные для внутреннего использования)

В зависимости от годового объёма документооборота все организации и учреждения делятся на 4 категории:

1 - свыше 100 тыс. документов;

2 - от 100 тыс. до 25 тыс. документов;

3 - от 25 тыс. до 10 тыс. документов;

4 - до 10 тыс. документов.

Увеличение объёмов и сложности задач, поставленных перед организацией, ведёт к увеличению документов, а значит увеличению времени на их исполнение, что в свою очередь тормозит работу предприятия.

Задачи документооборота:

ž уменьшение его объёма

ž рациональная организация документооборота, обеспечивающая быстроту прохождения всех инстанций с наименьшей затратой времени и труда на обработку документов.

Документооборот включает основные этапы работы с документами (см.схемы с.),

. Пути уменьшения объёма документооборота

1. Сокращение количества создаваемых документов

q Создание унифицированных систем, устанавливающих состав документных форм и правила их использования (унификация всей системы документационного обеспечения и отдельных групп документов. Применение инструкции по делопроизводству, альбома форм документов.

q Разработка хорошо отлаженных информационно-поисковых систем (нет дублирования документов, использование компьютерных сетей)

q Замена письменных сообщений телефонными и личными переговорами

2. Уменьшение физического размера документа (экономия бумаги) достигается:

q использованием угловых бланков (экономия 1/5 листа);

q использованием бланков формата А5

q уменьшением объёма текста путём его унификации, деления его на чёткие структурные части (5% экономии);

3. Копирование документов строго в необходимом количестве,,для чего необходим контроль работы множительной службы

Требования к организации документооборота:

1. Прохождение документов должно быть оперативным (быстрым) и целенаправленным. Для этого

q заранее продумывают маршруты прохождения документов в учреждении

q составляют наиболее рациональные схемы прохождения документов для потоко в отдельно, а также и для групп документов (схемы являются приложением к инструкции по делопроизводству).

Документооборот представляет собой движение документов между пунктами

Пункты технической обработки документов: Машбюро Типография Экспедиция Множительная служба

Пункты обработки информации: Руководитель специалисты

2. Прохождение документов должно быть оправданным (прямоточным). Главный принцип - однократное пребывание документа в одном подразделении или у одного исполнителя

q надо исключить или ограничить возвратные или повторные перемещения

q чёткое и правильное распределение функций, прав и ответственности между исполнителями, структурными подразделениями и руководителем).

3. Прохождение документов должно быть единообразным:

q Использовать нормативные документы организации и схемы прохождения документов

4. Прохождение документов должно контролироваться (чем лучше работа контрольной службы, тем быстрее документ проходит свой путь).

5. Прохождение документов должно быть автоматизированным.

q Необходимо использовать ЭВМ и соответствующее программное обеспечение