Использование инструментов классификации, унификации и стандартизации в делопроизводстве

Понятие, функции и правовое значение управленческого документа.

5. Классификация документов. 1) По качеству управленческой информации: входящие, исходящие, внутренние. 2) По структуре документов: произвольные, структурированные. 3) По средствам фиксации: письменные, графические, фото-документы, ауди-документы. 4) По видам деятельности: по общим вопросам, по админ. вопросам, по фин-расчет.операциям, по снабжению и сбыту, по персоналу. 5) По содержанию: простые, сложные. 6) По месту составления: внутренние, внешние. 7) По назначению: поленники, копии, выписки, дубликаты. 8) По форме предоставл. Инф.: индивидуальные, трафертные, типовые. 9 ) По происхождению: служебные, личные. 10) По срокам: срочные, не срочные. 11) По юрид. Силе: подлинные (действительные и недействительные), подложные (интел-ый, материальный). 12) По функционированию в сфере управления: организационные документы (устав, учредительный договор, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка), распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, протоколы), документы по личному составу (личное дело, трудовая книжка, карточка, трудовой контракт), информационно-справочные (справки, деловая переписка, отчеты, записки, планы), финансово-бухгалтерские (балансы, прибыли, счета ). Документ – это материальный объект с закрепленной в ней информации, для передачи ее во времени и в пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника и как его результат.

6. Основные требования к качеству управленческого документа.

Состав и структура нормативно-правовой базы документационного обеспечения управления в РФ.

Использование инструментов классификации, унификации и стандартизации в делопроизводстве

Любой документа функционирует совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документов. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной деятельности, называется унифицированной системой документации (УСД).

Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуется разнообразим и повторимостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их решению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации. Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, привидение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых(ОСТ) стандартов. В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90).

С 01.07.1998 года в РФ введен в действие ГОСТ Р6.30-97

12. Основные требования ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации». ГОСТ Р6.30-97 распространяется на организационно-распорядительную документацию, предусмотренную унифицированной системой организационно-распорядительной документацией (УСОРД) – приказы, распоряжения, постановления, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов власти РФ, предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

Стандартом установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформления документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного Герба РФ, гербов субъектов РФ.

Правило и требования ГОСТ Р6.30-97 носит универсальный характер и находят широкое применение в других унифицированных и не унифицированных системах документации. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, экономить время на их составление и обработку.

9. Организация и структура службы документационного обеспечения управления на предприятии. Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления.

13. сущность и виды бланков. Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной. На бланках изготавливается только первая страница документа. Устанавливается два вида бланков, разрабатываемых в соответствии с Госстандартом РБ СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации РБ. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: бланк для письма и общий бланк других видов организационно-распорядительных документов. При изготовлении конкретного документа наименование его вида (кроме письма) наносится на общий бланк с помощью технических средств. На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов док-тов (приказов, распоряжений и др.). При разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). На бланк для письма наносятся реквизиты: Гос. герб РБ; эмблема организации; код организации; наименование вышестоящей организации; наименование организации; наименование структ. подразделения; почтовый адрес отправителя; коммуникационные и коммерческие данные.

На общий бланк наносятся реквизиты: Гос. герб РБ; эмблема организации; код организации; наименование вышестоящей организации; наименование организации; наименование структурного подразделения;место составления или издания. На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс.

14. Общие правила составления и оформления документов. Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа, текст документа и т.д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа. ГОСТ Р. 6.30 - 97 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил формуляр-образец организационно- распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов. ГОСТ Р. 6.30 – 97 устанавливает также состав реквизитов организационно-распорядительных документов и их расположение на бланке документа, правила оформления реквизитов, требование бланков и порядок изготовления и т. д. Всего государственным стандартом установлено 29 реквизитов. Девятнадцатый реквизит – текст документа. Текст – основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования. Документы составляются на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках. Текст документа может быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста. Тексты документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты.

15. Классификация документов. 1) По качеству управленческой информации: входящие, исходящие, внутренние. 2) По структуре документов: произвольные, структурированные. 3) По средствам фиксации: письменные, графические, фото-документы, ауди-документы. 4) По видам деятельности: по общим вопросам, по админ. вопросам, по фин-расчет.операциям, по снабжению и сбыту, по персоналу. 5) По содержанию: простые, сложные. 6) По месту составления: внутренние, внешние. 7) По назначению: поленники, копии, выписки, дубликаты. 8) По форме предоставл. Инф.: индивидуальные, трафертные, типовые. 9) По происхождению: служебные, личные. 10) По срокам: срочные, не срочные. 11) По юрид. Силе: подлинные (действительные и недействительные), подложные (интел-ый, материальный). 12) По функционированию в сфере управления: организационные документы (устав, учредительный договор, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка), распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, протоколы), документы по личному составу (личное дело, трудовая книжка, карточка, трудовой контракт), информационно-справочные (справки, деловая переписка, отчеты, записки, планы), финансово-бухгалтерские (балансы, прибыли, счета). Документ – это материальный объект с закрепленной в ней информации, для передачи ее во времени и в пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника и как его результат.

16. Классификация реквизитов организационно-распорядительных документов. В состав реквизитов организационно-распорядительной документации согласно ГОСТ Р6.30-97 включены следующие.01- государственный герб РФ;02- герб субъекта РФ;03- эмблема организации или товарный знак;04- код организации;05- код формы документа;06- наименование организации;07- справочные данные об организации;08- наименование вида документа;09- дата документа;10- распространенный номер документа;

11- ссылка на регистрационный номер и дату документа;12- место составления или издания документа;13- гриф ограничения доступа к документу;14- адресат;15- гриф утверждения документа;16- резолюция;17- заголовок к тексту;18- отметка о контроле;19- текст документа;20- отметка о наличии приложения;21- подпись;22- гриф согласия документа;23- виды согласования документа;24- печать;25- отметка о заверении копии;26- отметка об исполнители;27- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;28- отметка о поступлении документа в организацию;29- отметка для автоматического поиска документа.Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01,02,03,04,05,06,07,08, а также отметки для расположения реквизитов 09,10,11,12,14,17,18,19. При оформлении документов следует использовать следующие реквизиты: 09,10,11,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29.