Документооборот

© 2012, Центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления

Раздел 3. Организация работы с документами Часть 3.1. Организация документооборота Предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения управления (ДОУ) var condition = 'N'; if (condition == 'N') { window.onload=function(){ var length = document.getElementsByName('private').length for (var i=0; i < length; i++) { document.getElementsByName('private')[i].innerHTML = 'Информация доступна только для зарегистрированных пользователей. ' } } } После этапа экспедиционной обработки документов проводится предварительное рассмотрение документов, целью которого является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.¹ При этом предварительно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ) рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, а документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.² Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей.³ Предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:

примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;

перечня должностных лиц и их обязанностей;

технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д. ⁴

При рассмотрении поступившего документа учитываются:

важность его содержания;

сложность и новизна поставленных вопросов;

авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;

реальная срочность исполнения документа;

вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др. ⁵

Задача службы ДОУ на данном этапе – освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов. К руководителю должны поступить только документы, касающиеся основных вопросов деятельности учреждения, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы сразу передаются в подразделения или непосредственным исполнителям. Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения. ⁶ Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ должно проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. ⁷ Дополнительная информация:

документооборот;

прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

регистрация документов;

организация движения документов внутри организации;

контроль за исполнением документов;

информационно-справочная работа по документам организации;

обработка исполненных и отправляемых документов.

_____ ¹ Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.1.1. ² Там же. – Раздел 3.1.1. ³ Там же. – Раздел 3.1.1. ⁴ Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с. ⁵ Там же. ⁶ Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с. ⁷ Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.1.1. Запрещается воспроизведение или использование любых частей данного документа каким бы то ни было способом (графическим, электронным или механическим, включая изготовление фотокопий, запись, перенос на магнитную ленту или в системы хранения и поиска информации) без разрешения правообладателя – ЗАО "ТЕРМИКА". За получением разрешения следует обращаться по e-mail: support@termika.ru.

var condition = 'N'; if (condition == 'N') { window.onload=function(){ var length = document.getElementsByName('private').length for (var i=0; i < length; i++) { document.getElementsByName('private')[i].innerHTML = '

Информация доступна только для зарегистрированных пользователей.

' } } } Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.¹

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.²

Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в разделе "3.1 Организация документооборота" Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрация документов;
контроль за исполнением;
информационно-справочная работа;
исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
отправка или направление в дело.

Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.³

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов^*:

поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

содержанием или функциональной принадлежностью;
структурой;
режимом или цикличностью;
направлением;
объемом.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.⁴

Количество документов всех потоков, независимо от способа создания, получения (доставки), т.е. включая факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный объем документооборота организации.⁵

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.⁶

Величина документооборота нужна для:

расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства;
расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.⁷

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно.⁸

Кроме того, не учитывается движение копий документов, которые в средних и крупных организациях, еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, могут существенно увеличивать общее количество документов.

Простейшая форма справки об объеме документооборота выглядит так:⁹

Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:

повышение эффективности управленческой деятельности;
ускорение движения документов в организации;
уменьшение трудоемкости обработки документов.¹⁰

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.

После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.

_____
^* В ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" определяются следующие термины:
входящий документ (поступивший документ) – документ, поступивший в учреждение;
исходящий документ (отправляемый документ) – официальный документ, отправляемый из учреждения;
внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
_____
¹ ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 60.
² Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.
³ Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.
⁴ Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
⁵ Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.
⁶ ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 61.
⁷ Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.
⁸ Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.
⁹ Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.
¹⁰ Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

Запрещается воспроизведение или использование любых частей данного документа каким бы то ни было способом (графическим, электронным или механическим, включая изготовление фотокопий, запись, перенос на магнитную ленту или в системы хранения и поиска информации) без разрешения правообладателя – ЗАО "ТЕРМИКА". За получением разрешения следует обращаться по e-mail: support@termika.ru.

Раздел 4. Служба документационного обеспечения управления Служба документационного обеспечения управления var condition = 'N'; if (condition == 'N') { window.onload=function(){ var length = document.getElementsByName('private').length for (var i=0; i < length; i++) { document.getElementsByName('private')[i].innerHTML = 'Информация доступна только для зарегистрированных пользователей. ' } } } Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполнятся самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ). В пятом разделе Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. закреплено следующее: "Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации". Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:

структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);
требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);
существующие делопроизводственные традиции. ¹

Например, в Государственной системе документационного обеспечения управления рекомендуется использовать следующие наименования:

в министерствах и ведомствах – управление делами, в состав которого, как правило, включаются:

секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
инспекция при министре (руководителе ведомства);
канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.);
отдел писем (жалоб);
отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;
центральный архив;

на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются:

подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб);
секретариат;
экспедиция;
копировально-множительное бюро;
архив. ²

Однако для тех организаций, которые категорически не желают использовать старые названия службы ДОУ (управление делами, общий отдел, канцелярия) можно предложить варианты наименования, отражающие современные тенденции развития документационного обеспечения управления, например: служба (отдел) управления документацией (документами) ³, отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств. ⁴ В небольших организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо. Говоря о службе документационного обеспечения управления, необходимо выделить ее основные задачи и функции. К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие, а именно:

совершенствование форм и методов работы с документами;
обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
сокращение документооборота;
унификация форм документов;
разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;
внедрение новейших информационных технологий в работу с документами. ⁵

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные. ⁶ К технологическим функциям следует отнести:

осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;
регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
ведение информационно-справочной работы по документам организации;
машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
разработка и проектирование бланков документов;
подготовка документов к отправке. ⁷

Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

подготовка к докладу руководству поступающих документов;
организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;
регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
организация хранения документов в структурных подразделениях;
организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;
организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
организация делопроизводства по обращениям граждан;
разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами. ⁸

К контрольным функциям относят:

контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);
контроль за сроками исполнения документов;
осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации. ⁹

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы. ¹⁰

Дополнительная информация:

Структура и численный состав службы документационного обеспечения управления;
Регламентация деятельности службы документационного обеспечения управления.

_____ ¹ Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. – 416 с. ² Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Приложение 12. ³ Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. – 416 с. ⁴ Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с. ^5-10 Там же. Запрещается воспроизведение или использование любых частей данного документа каким бы то ни было способом (графическим, электронным или механическим, включая изготовление фотокопий, запись, перенос на магнитную ленту или в системы хранения и поиска информации) без разрешения правообладателя – ЗАО "ТЕРМИКА". За получением разрешения следует обращаться по e-mail: support@termika.ru.

	© 2012, Центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления

Раздел 2. Системы документации Часть 2.1. Система организационно-правовой документации Организационно-правовые документы var condition = 'N'; if (condition == 'N') { window.onload=function(){ var length = document.getElementsByName('private').length for (var i=0; i < length; i++) { document.getElementsByName('private')[i].innerHTML = 'Информация доступна только для зарегистрированных пользователей. ' } } } Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.¹ Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.² Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.³ С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.⁴ Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.⁵ Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения.⁶ Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.⁷ В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.⁸ К организационно-правовым документам относятся устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном органе) организации, регламент, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция. Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами являются следующие: наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. _____ ¹ Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с. ^2-8 Там же. Запрещается воспроизведение или использование любых частей данного документа каким бы то ни было способом (графическим, электронным или механическим, включая изготовление фотокопий, запись, перенос на магнитную ленту или в системы хранения и поиска информации) без разрешения правообладателя – ЗАО "ТЕРМИКА". За получением разрешения следует обращаться по e-mail: support@termika.ru.