Организация и автоматизация документооборота

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их путь из одного подразделения или от одного сотрудника к другому.

Организация документооборота может самостоятельно регулироваться и нормироваться. В разделе 3.1 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) рекомендуется закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы ДОУ. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки:

• входящие, исходящие и внутренние документы;
• регистрируемые и нерегистрируемые документы;
• направляемые в вышестоящие или подведомственные организации и т.д.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

В документообороте, или порядке движения документов в организации, можно выделить несколько этапов:

• экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;
• предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
• регистрация документов;
• организация рационального движения документов внутри организации, включающая доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов;
• обработка исполненных и отправляемых документов.

В последнее время большинство организаций стараются автоматизировать документооборот или хотя бы отдельные его этапы, ведь автоматизированная технология движения документов имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционной, а именно:

• более быстрое движение документов в организации и сокращение трудоемкости обработки документов, позволяющие повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей, а также качество принимаемых решений;
• автоматическое составление сводок, отчетов, справок и реестров;
• быстрый и результативный поиск документов как по одному атрибуту, так и по совокупности атрибутов;
• автоматизированное ведение контроля исполнения документов и как результат – повышение исполнительской дисциплины;
• автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и регистрационных карточек и т.д.

Однако необходимо помнить, что для создания автоматизированной технологии документооборота недостаточно только приобрести систему автоматизации, важным моментом при этом являются знания о документообороте и способности грамотно и рационально спроектировать движение документов в организации, которые позволять внедрить систему автоматизации документооборота и успешно ее эксплуатировать.

РЕШЕНИЯ:

Для изучения основных правовых актов и нормативных документов, регламентирующих процесс организации документооборота на предприятии можно использовать следующие информационные продукты:

• Информационно-справочная система архивной отрасли(ИССАО);
• Информационная система архивистов России (ИСАР)- приложение к ИССАО.

"Информационно-справочная система архивной отрасли" – официальная база данных Федерального архивного агентства (соглашение о научно-техническом сотрудничестве между Росархивом, ВНИИДАД и компанией "ТЕРМИКА" от 18 марта 2003 г.) - является уникальной и единственной информационной системой, содержащей нормативно-методическую базу делопроизводства и архивного дела.

Информационную поддержку по комплектованию ИССАО и ИСАР оказывают Федеральное архивное агентство (Росархив), Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и кафедра документоведения Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета (ИАИ РГГУ). Благодаря этому в данных информационных продуктах собраны практически все правовые акты, нормативные документы и опубликованы уникальные методические рекомендации, регламентирующие технологию создания документов и организацию работы с ними.

***

Исчерпывающая информация о различных проблемах перехода к электронному документообороту в организации изложена в вышедшей в декабре 2010 г. в издательстве "ТЕРМИКА" книге одного из наиболее авторитетных специалистов в области управления документацией, кандидата исторических наук, доцента Марины Павловны Бобылевой "Управленческий документооборот: от бумажного к электронному". С подробной информацией о книге можно ознакомиться здесь.

***

Дополнительную информацию об основных принципах организации документооборота можно получить на сайте Центра компетенции по вопросам документационного обеспечения управления в разделе "Энциклопедия делопроизводства".

***

Консалтинговая группа "ТЕРМИКА" предоставляет полный комплекс услуг в области документационного обеспечения управления, в том числе:

• подготовка рекомендаций по оптимизации документооборота и совершенствованию делопроизводства в организации;
• подготовка рекомендаций и помощь в выборе оптимального решения для автоматизации делопроизводства и внедрения электронного документооборота, максимально соответствующего потребностям конкретной организации;
• внедрение систем электронного документооборота и автоматизации делопроизводства, включая обучение персонала организации и создание инструкций для специалистов.

Все объявления Я ндексДирект Государственное делопроизводство Делопроизводство письма. Секретариат. Обучайтесь с нами! www.mbs-seminar.ru

Документы появились с возникновением письменности. Документы, сохранившиеся на территории нашего государства с древнейших времен, свидетельствуют о документировании различных сторон жизнедеятельности отдельных людей и государства.

Летопись, повествуя об отношениях Древнерусского государства (IX-XII вв.) и Византии, сообщает содержание договоров, заключенных между ними. Это свидетельствует о наличии дипломатической документации. Дипломатические отношения фиксировались также в грамотах. Грамота удостоверяла личность посла, его полномочия для подписания договора.