Создание запросов с помощью мастера запросов

Запрос — это средство поиска записей в базе данных по определенным условиям. Запрос может быть создан мастером создания запроса или непосредственно в Microsoft Query. Способ создания запроса определяется требованиями к отбору данных в каждом конкретном случае.

Когда необходим мастер запросов. Используйте мастер запросов, если необходимо создать простой запрос. С помощью мастера запросов можно выбрать таблицы и поля, которые нужно включить в запрос. Для создания простого запроса необходимо, чтобы выбираемые таблицы были связаны (существовала реляционная связь этих таблиц).

При помощи мастера запросов также можно осуществлять сортировку таблицы результатов и простейший отбор данных. На завершающем шаге выполнения мастера можно передать данные в Microsoft Excel либо продолжить работу с запросом в Microsoft Query. Выполнение готового запроса возможно как в Microsoft Excel, так и в Microsoft Query.

Для создания простого запроса к одной таблице необходимо выполнить следующие действия:

1. Вызвать Excel, на вкладке «Данные» выбрать пункт «Получить внешние данные», «Из других источников». В появившемся окне выбрать созданный ранее источник «Борей».

2. В следующем окне для удобства последующей работы с базой необходимо ограничить количество возможных вариантов. Для этого необходимо нажать кнопку «Параметры» и в появившемся окне оставить галочку только в строке «Таблицы»

3. Из всех таблиц необходимо выбрать таблицу «Клиенты», поля Название, Должность, Город, Страна, Телефон. Порядок следования полей можно изменять нажимая на стрелки, расположенные справа от окна «Столбцы запроса».

4. После нажатия на кнопку «Далее» перейдем к следующему окну, в котором можно задать правило отбора записей в запросе. В качестве условия отбора зададим «Должность» равно «Менеджер по продажам» или «Должность» равно «Бухгалтер». Условия можно задавать на любое из полей таблицы. Условия выбираются из списка по нажатию на стрелочку в правой части поля.

5. После нажатия на кнопку «Далее» появляется следующее окно, с помощью которого можно определить правило сортировки записей. В нашем случае задана сортировка по возрастанию по полям «Страна» и «Город».

6. На последнем шаге выбираем строку «Вернуть данные в Microsoft Excel». Созданный запрос можно сохранить на диске и затем многократно использовать для анализа изменяющихся данных. Для этого необходимо нажать кнопку «Сохранить запрос» и определить его имя и место сохранения.

7. На последнем шаге необходимо указать координаты левой верхней ячейки, начиная с которой будет записаны результаты извлечения данных. В данном примере мы выбираем вариант представления результатов запроса в виде таблицы.

Результат извлечения данных приведен ниже.

Для создания простого запроса, содержащего поля нескольких таблиц, необходимо, чтобы выбранные таблицы имели реляционную связь, возможно не непосредственно а через несколько других таблиц. Если связь осуществляется через несколько таблиц, хотя бы одно поле из каждой из промежуточных таблиц должно входить в запрос. Схему реляционных связей базы данных можно получить из описания БД, доступного при вызове программы Microsoft Access. Например для БД Борей схема реляционных связей имеет следующий вид.

Пусть необходимо сформировать простой запрос содержащий следующие поля:

· Категория из таблицы Типы,

· Марка, цена из таблицы Товары,

· Количество из таблицы Заказано.

Из схемы связей БД «Борей» видно, что все три таблицы связаны между собой реляционными связями.

Схема формирования запроса мало отличается от формирования предыдущего запроса. Проиллюстрируем его создание этого запроса следующими рисунками.

Выбор полей для запроса:

Условие отбора данных- «Количество» больше или равно 40:

Сортировать по возрастанию полей Категория, Марка:

Результат извлечения данных представлен следующей таблицей (приведены только первые строки таблицы).

Полученная в результате данного запроса таблица является основой для проведения дальнейшего экономического анализа полученных данных. Такой анализ удобно проводить с помощью отчета сводных таблиц. Его можно формировать как для импортированной таблицы, так и непосредственно в процессе формирования запроса. Для того, чтобы сразу начать формирование отчета сводной таблицы, необходимо в следующем окне установить переключатель в строке «Отчет сводной таблицы».

В этом случае на рабочем листе Excel сразу появится интерфейс для построения отчета сводной таблицы. Если установить поле «Категория» по столбцам данной таблицы, поле «Марка» по строкам, а в качестве суммируемого значения задать поле «Количество», то получим следующий отчет сводной таблицы (приведен фрагмент отчета).