Создание новой таблицы

Существует три способа создания таблиц в базе данных:

- путем ввода данных,

- с помощью мастера,

- в режиме конструктора.

При выборе создания таблицы путем ввода данных, на экране появляется таблица. Курсор стоит в первой ячейке, где можно начинать ввод данных. (Рис 2.6)

Рис. 2.6 Создание таблицы путем ввода данных

Этот способ не удобен тем, что типы данных, ключевые поля программа определяет автоматически. Так же, заголовки полей уже проставлены, и носят название «ПОЛЕ 1», «ПОЛЕ 2», и т.д., что очень не удобно, особенно, если таблица содержит большое количество полей (особенно полей, содержащих цифры, когда по содержимому не возможно догадаться о названии поля). Приходится запоминать, что именно содержится в каждом из них. Поэтому, таким способом создания таблиц пользуются крайне редко.

В двух остальных случаях создание таблиц проходит в два этапа: - это

1 - создание структуры таблицы (т.е. ввод заголовков столбцов и определение типов данных в них);

2 - ввод данных.

Создание таблиц с помощью мастера. Программа автоматически формирует таблицы по одному из предложенных шаблонов (всего их более 40 штук). При этом открывается мастер по созданию таблиц, в котором:

Этап 1. Предлагается выбрать нужную таблицу и названия полей, которые будут входить в нее из предложенного списка;

Этап 2. Предлагается автоматически выбрать ключевое поле, или предоставляет это пользователю. (Необходимо поставить метку на соответствующем пункте);

После этого программа откроет созданную таблицу в режиме таблицы для ввода данных. Данные вводятся построчно, переход на новую строку осуществляется нажатием клавиши Enter. (Рис 2.7).

Добавление нужного поля в создаваемую таблицу осуществляется с помощью кнопок «>» (добавить одно поле) и «>>» (добавить все поля). Аналогично можно вернуть поля, которые добавлены в новую таблицу по ошибке (кнопками «<» или «<<»).

Рис. 2.7 Создание таблицы с помощью мастера

Создание таблицы в режиме конструктора. Это наиболее часто используемый способ создания таблиц, так как он позволяет самостоятельно определить заголовки столбцов будущей таблицы и тип данных в каждом из них, выбрать ключевое поле или отказаться от него.

При создании таблицы подобным образом открывается конструктор запросов (Рис 2.8):

Рис. 2.8 Конструктор таблиц

Конструктор таблиц состоит из верхней и нижней части.

Верхняя часть конструктора таблиц состоит из 3 областей:

Имя поля – вводится произвольное (не очень длинное) имя заголовка столбца таблицы (не сами фамилии, а только заголовок, например ФИО);

Тип данных – выбирается из раскрывающегося списка в соответствии с содержимым столбца.

Описание – чаще всего не заполняется (содержит информацию о свойствах поля).

В нижней части конструктора таблиц отображаются свойства текущего поля. Некоторые из них заданы по умолчанию. Их можно изменить по желанию пользователя.

Если надо выбрать ключевое поле, то указатель мыши ставят на соответствующий заголовок и нажимают изображение ключа на панели инструментов. (Если ключ составной, то выделяют несколько полей, затем нажимают изображение ключа на панели инструментов). (Рис. 2.9).

Рис. 2.9 Выбор ключевого поля в режиме конструктора

Когда сформирована структура таблицы, окно конструктора закрывают. Появляется запрос об имени, с которым надо сохранить таблицу (Рис. 2.10). Лучше ввести свое имя, которое отражало бы содержание таблицы.

Рис. 2.10 Окно сохранения таблицы

Если не было определено ключевое поле, появится соответствующий запрос, на который надо ответить «Нет». (Если выбрать ответ «Да», то в таблицу автоматически будет добавлено новое поле с названием «Код», которому и будет отведена роль ключевого поля). После этого в окне базы данных появится название созданной таблицы. (Рис. 2.11).

Рис. 2.11 Таблица «Сотрудники» в окне базы данных

Двойным щелчком левой клавиши мыши таблицу можно открыть в режиме таблицы для ввода данных (Рис. 2.12).

Рис. 2.12 Таблица «Сотрудники» в режиме таблицы

Если в уже созданной базе данных требуется изменить содержимое полей (например, заменить одну фамилию на другую, изменить адрес сотрудника и т.п.), то таблицу надо открыть в режиме таблицы и просто, стерев старые данные, записать новые. Если же необходимо изменить структуру таблицы (изменить тип данных с Текстового на МЕМО, удалить поле, добавить новое поле, или изменить (убрать) ключевое поле), то таблицу надо открыть в режиме конструктора и перечисленные действия производить в нем.