Создание отчета с помощью Мастера

Теоретические сведения

G. Создание перекрестного запроса

Перекрестный запрос отображает выбранные из таблиц- или запросов-источников записи в формате электронной таблицы, то есть часть полей выводится на экран по строкам, а часть – по столбцам.

· Откройте окно базы данных.

· Перейдите во вкладку Создание.

· Щелкните на кнопке Мастер запросов в разделе Другие.

· На экране появится диалоговое окно Новый запрос, показанное на рис. 12.

· Выберите вариант Перекрестный запрос и щелкните по кнопке ОК.

· На экране появится диалоговое окно Создание перекрестных таблиц.

· Выберите в списке таблицу базы данных, а затем щелкните на кнопке Далее.

В следующем окне мастера запрашивается от одного до трех полей, значения которых будут использоваться в качестве заголовков строк

· Щелкните в области Доступные поля на необходимом поле, а затем восполь­зуйтесь кнопкой > для перемещения поля в область Выбранные поля.

· Повторите действие для каждого дополнительного поля.

· Щелкните на кнопке Далее.

· В еще одном диалоговом окне нужно указать поле, по которому определяются пере­крестные данные для полей.

· Выберите поле, а затем щелкните на кнопке Далее.

· В общем случае перекрестное поле должно содержать текстовую информацию, кото­рая не повторяется в его ячейках. Если выбрать поле с чи­словыми данными, то в перекрестном запросе в заголовках буду указываться числа, которые мало что вам скажут.

· Выберите поле, содержащее числовые данные, а затем щелкните на математи-
ческой операции, которую нужно выполнить над перекрестными данными в Micro-
soft Access (например, Сумма (Sum), Среднее (Avg), Количество (Count) и т.д.).

· Щелкните на кнопке Далее.

· Введите в верхней части диалогового окна описательное название запроса и щелк­ните на кнопке Готово.

Microsoft Access выведет перекрестный запрос на экран.

· Задайте имя перекрестного запроса и укажите щелчком переключателя дальнейшие действия Ассеss после создания запроса.

Нажмите кнопку Готово.

В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер. Поэтому в отчетах данные форматируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки.

Мастер отчетов позволяет создавать отчеты на основании одной или нескольких таблиц, а также одного или нескольких запросов. В отчет могут включаться поля по выбору. Однако, Мастер не выполняет создание дополнительных полей, не со­держащихся в таблицах- или запросах-источниках.

1. Откройте окно базы данных.

2. Перейдите на закладку Создание/Отчеты и запустите Мастер отчетов

3. На экране откроется окно Создание отчетов.

4. Раскройте список Таблицы/Запросы, щелкнув мышью кнопку списка.

5. Выберите таблицу или запрос, поля из которых Вы же­лаете включить в новый отчет.

6. Выберите из списка Доступные поля те поля, которые
Вы желаете включить в новый отчет. Для этого установите ука­затель мыши на поле и дважды щелкните левой кнопкой мыши или нажмите кнопку . Выбранные поля переместятся в зону Выбранные поля.

7. Если новый отчет создается на основе нескольких таблиц-источников или запросов-источников, повторите пункты 4-6.

8. Нажмите кнопку Далее. В открывшемся окне задайте требуемый порядок группировки, если необходимо объединить записи в группы.

9. Нажмите кнопку Группировка, если необходимо задать интервалы группировки.

10. Возвратитесь в предыдущее окно, нажав кнопку ОК или Отмена.

11. Нажмите кнопку Далее. Если в таблице- или запросе-источнике есть поля с типами числовой и денежный, то можно воспользоваться кнопкой Итоги для расчета итогов по группам записей и общего итога по отчету.

12. Нажмите кнопку Итоги и в появившемся окне укажите (установив флажок), по каким полям следует выполнять вычис­ления и какие: Sum - подсчет значений поля по всем записям; Avg - расчет среднего значения; Min - расчет минимального значения; Мах - расчет максимального значения.

13. В этом же окне можно установить флажок для вычисле­ния процентов.

14. Установите переключатель режима отображения данных в отчете в одно из положений: показать Данные и итоги или Только итоги.

15. Нажмите кнопку ОК для возврата в предыдущее окно.

16. Нажмите кнопку Далее и в появившемся окне укажите макет отчета.

17. Нажмите кнопку Далее и в появившемся окне выберите стиль отчета.

18. Нажмите кнопку Далее и в появившемся окне задайте имя нового отчета. В этом же окне установите флажок для опре­деления дальнейших действий Мастера.

19. Нажмите кнопку Готово.

4.2.Создание отчета с помощью Конструктора отчетов

Технология создания отчетов аналогична технологии созда­ния форм.

1. Откройте окно базы данных.

2. Перейдите на закладку Создание/Отчеты. Выберите объект Конструктор Отчетов.

3. На экране появится окно Конструктора Отчетов.

Слева от окна располагается окно Список полей, в котором выбираются данные из имеющихся таблиц-источников данных бу­дущего отчета. Источником данных для отчета может быть только однатаблица. Выберите поля из нужной таблицы и перенесите их в Область данных отчета. Ниже Списка полей появится новое окно Доступные поля в связанной таблице. Выберите при необходимости нужные поля из этого нового окна.

Для отображения па экране заголовка необ­ходимо выполнить команду: Конструктор → группа Элементы управления → пиктограмма Заго­ловок отчета. Заголовок отчета располагается в верхней части первой страницы отчета ивключает в себя название отчета и дату. Технология создания заголовка дана в разделе форм.

Под заголовком располагается Верхний колонтитул. В этой области размещаются названия столбцов таблицы, т.е. шапка отчета. Кроме того, в верхний колонтитул можно помещать номера страниц. Пример шапки отчета в окне Конструк­тора показан на рис. 41. Элементы шапки создаются также, как и название отчета с помощью кнопки Надпись из панели элементов.

Область данных находится подобластью верхнего колонтитула. Содержит значения полей из таблиц-источников или запросов-источников. В области данных могут создаваться дополнительные, как правило, вычисляемые поля. Технология
формирования области данных дана в разделе.

Нижний колонтитул. В этой области размещается номер.

Примечание отчета. Область предназначена для отражения итогов по всему отчету.

Создание отчета завершается его сохранением и просмотром. Для этого необходимо закрыть окно Конструктора отчета, выполнить в диалоге все действия по его сохранению, а затем просмотреть его с помощью команды - Режим/Предварительный просмотр.

4.3. Размещение даты, номеров страниц и итогов