double arrow

Систематизация, номенклатура и формирование дел.

Организация документов в делопроизводстве в администрации предусматривает совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, составление номенклатуры, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, а также соответствующими нормативно – методическими документами по архивному делу и делопроизводству. В процессе деятельности, предприятие получает и создает огромное количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти предприятия. Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при четкой их классификации. Хотелось бы сразу после регистрации дать документу такой номер, чтобы нельзя было этот документ спутать ни с каким другим. По названиям это делать трудно, к тому же автоматизировать этот процесс без цифровой системы обозначений почти невозможно. В нашей стране ввели общую для всех и достаточно понятную систему, основанную на разработке и ведении документа «Номенклатура дел», слово «номенклатура» означает «систематизированный перечень». Система индексации и нумерации унифицирована, т.е. должна осуществляться по единым правилам для всех предприятий страны. Систематизация документов обычно многоуровневая: самый старший признак классификации – год. Все документы содержат дату их создания или поступления. Второй уровень – это вид деятельности, который осуществляется на предприятии (планирование, общее руководство, работа с персоналом). Третий уровень систематизации – внутри направления деятельности. На основе анализа собственного делопроизводства принимается решение относительно тех групп однородных по виду, по срокам хранения, по подвиду деятельности, которые должны быть сгруппированы в одну папку. Каждой папке внутри направления присваивается номер. Теперь у нас есть год, номер вида деятельности и номер папки. Эта система номеров позволяет отличить эту папку от других.

Принципы систематизации, перечень всех дел, которые ведутся в течение года, фиксируются в документе «Номенклатура дел». После исполнения документы определенное время хранятся на предприятии. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Чтобы правильно оформить дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения, оформления в установленном порядке. Она необходима, как отмечалось ранее для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры на каждом предприятии, в каждой организации обязательно. Составлению номенклатуры дел предшествует подготовительная работа, цель которой – обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности предприятия. Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

· - охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности предприятия;

· раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

· конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и включает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

· систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

Составляются и используются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел предприятия, называемая конкретной, индивидуальной. Независимо от вида номенклатуры каждое предприятие должно составлять свою номенклатуру дел. Одним из первых этапов составления номенклатуры дел является изучение документов предприятия. В номенклатуру включаются все документы, составляемые на данном предприятии и поступившие в нее из других организаций. В нее также включаются документы общественных организаций(профсоюзной, добровольных обществ и т. д.). Документы с грифом «для служебного пользования» (ДСП) и журналы учета документов и изданий с грифом (ДСП) подлежат обязательному включению в номенклатуру дел предприятия. Также включаются не законченные делопроизводственные дела, которые поступили из других организаций для их продолжения. В номенклатуре должны быть учтены все журналы к документам. В процессе работы предприятия в течение года могут возникать новые документированные участки и соответственно новые дела, которые также включаются в номенклатуру дел. Различные печатные издания, поступающие на предприятие, в номенклатуру дел не включаются. Составление номенклатуру обязательно визируется руководителем.

В первой графе номенклатуры указываются индексы дел. Индекс конкретного дела состоит из индекса отдела или структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах того отдела или подразделения. В названии дела номенклатуры указывают наименования отделов(структурных подразделений) конкретного управления и его индекс.

Во второй графе номенклатуры указываются заголовки дел, при этом в разделе может быть использована следующая последовательность наименования дел:

· организационно- распорядительная документация;

· плановая документация;

· отчетная документация;

· документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;

· документация, относящаяся к проверкам(ревизиям) выполнения основной деятельности;

· документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами. Третья графа заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов.

В четвертой графе номенклатуры предоставляются сроки хранения дел в соответствии с определенными перечнями.

Пятая графа «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры. В ней проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о сотрудниках, о передаче дел в другие организации, о местонахождении подлинника.

Выявив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовок дел. Требование к заголовку дела - краткость, четкость, предельная точность, так как именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа. Начинается заголовок с указания рода заводимого дела,(переписка, документы, дело) или вида документа (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и т. п.). Затем содержание заголовка уточняется данными об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который откладываются документы и т. п. Если в деле объединяются различные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу, употребляется термин «документы». В конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.

Например: «Документы о строительстве нового лечебного комплекса (утверждения сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ, переписка)». В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, вид документов указывается во множественном числе.

Например: «Протоколы технических советов за 2004 год». В заголовке переписки уточняется, с кем она ведется, и по каким вопросам. Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название.

Например: «Переписка с поставщиками». Заголовок дела, состоящего из планов или отчетов, должен содержать указание на периодичность и характер документов.

Например: «Приказы за 2004 год». В номенклатуре не должно быть общих заголовков, не раскрывающих содержание и виды документов. При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией (ЭК) предприятия. После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела проводится систематизация заголовков, т.к. в номенклатуре они должны быть расположены в определенной последовательности, одинаковой для всех отделов(подразделений), с учетом степени важности документов и их взаимосвязи. Стабильный порядок расположения дел облегчает быстрый поиск конкретного дела.

Номенклатура дел вводится в действие с 01 января следующего календарного года. Если функции и задачи предприятия не меняются, согласованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и утверждается руководителем предприятия. Не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит пересоставлению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура может дополняться новыми, не предусмотренными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел. В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категории и количестве заведенных дел. При ее составлении следует учитывать в числе прочих сведений графы 3 – количество дел (томов, частей). В итоговой записи отдельно, с учетом переходящих дел, подсчитывается количество дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет, временного хранения до 10 лет включительно.

Рабочий экземпляр номенклатуры обычно прикрепляется к внутренней дверце шкафа, где хранятся дела, и по ней быстро можно установить номер нужного дела и найти необходимый документ. Только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документа.

После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри их. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполнительного документа. Правильное распределение документов в деле имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность.

Формированием дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.

Дело – это совокупность документов(или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность обработки и поиска документов; надежность документационного обслуживания; сохранность документов. Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

· распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел

· расположение документов внутри дела в определенной последовательности

· оформление обложки дела.

Эти операции выполняются в течение года, что ускоряет и облегчает работу с документами во всех отделах предприятия, также при последующем их хранении в архиве. В дела группируются документы одного календарного года. За исключением переходящих, судебных, личных дел, документов органов представительной власти, других выборных органов. Формирование дел осуществляется с целью наиболее рациональной организации хранения документов, которая обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и информации. В дело обычно включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты, проекты документов, размноженные копии. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, отраслевых стандартов и других нормативных документов. Группировка документов в дела производится согласно отметкам исполнителей на документах «в дело №..., дата и подпись исполнителя» в соответствии с номенклатурой дел. Сдача дел в ведомственный архив производится по графику, который составляется работником архива и согласовывается с заведующими отделов. Эта работа производится ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения и сроком хранения свыше 10 лет, а также по личному составу, сдаются в архив по описи. Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника одного из отделов. При этом на обоих экземплярах описей напротив каждого дела делается отметка о наличии каждого дела. В конце описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью количества дел, которые переданы, с указанием отсутствующих номеров. Под заверительной надписью ставится печать, дата приема-передачи и подписи лиц, составляющих ее. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела временного хранения до 10 лет передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как на многих предприятиях архивы не имеют достаточных площадей, разрешается хранение этих дел по отделам до истечения срока хранения, после чего дела подлежат уничтожению в установленном порядке / акт уничтожения /.

Секретарем администрации через 2 года проводится обработка дел и перекладывание их в другой шкаф, который образует начало будущего архива. Для получения документов для дальнейшей работы из архива, обязательно разрешение руководителя предприятия. Категорически запрещается делать на документах пометки, загибать листы, снимать копии без разрешения руководителя, переводить чертежи через кальку. Сотрудникам, работающим на данном предприятии, документы выдаются под расписку без права выноса за пределы предприятия. По письменным запросам документы выдаются доверительным лицам по доверенности. Лица, работающие с документами архива, несут полную ответственность за сохранение документов, а в случае нарушения – привлекаются к ответственности в установленном порядке.

Одновременно с формированием дела оформляется обложка дела. На обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения:

· название организации;

· название структурного подразделения или отдела, где оформилось дело;

· количество листов в деле;

· срок хранения дела.

Большинство элементов описания дела обозначается на обложки в начале заведения дела, за исключением количества листов, которое проставляется на обложке после завершения дела. При обозначении названия предприятия может указываться ее ведомственная принадлежность.

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов – создание условий для их использования в справочной работе предприятий. Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

· экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

· оформление дел;

· описание документов постоянного и долговременного хранения (опись);

· обеспечение их сохранности;

· передачу дел в архив предприятия, т.е. в ведомственный архив. Ведомственный архив осуществляет хранение документов предприятия до передачи их на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов— это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

· отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

· отбор на временное хранение документов, не представ­ляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

· выделение к уничтожению документов, не имеющих науч­ной ценности и утративших практическое значение;

· установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов, системности, целостности.

Критериями оценки документов яв­ляются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Экспертиза ценности в делопроизвод­стве проводится при составлении номенклатуры дел, при фор­мировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.

Для организации и проведения экспертизы ценности доку­ментов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах обществен­ных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методиче­ской помощи подведомственным организациям создаются цен­тральные экспертные комиссии (ЦЭК).

Проведение экспертизы ценности проводится ежегодно. Проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. персонал структурных подразделений при участии сотруд­ников ведомственного, архива. Он предполагает анализ фактиче­ского содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра доку­ментов определяется их научная и практическая ценность и со­ответствующие сроки хранения.

В результате работы экспертной комиссии образуются четы­ре группы документов с различными сроками хранения:

· постоянного хранения в государственных архивах;

· временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

· временного хранения (до 10 лет);

· подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и вре­менного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их пере­дача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспече­ния или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает предприятию уничтожить доку­менты с временными сроками хранения. Уничтожение доку­ментов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель предприятия.

Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) — количество листов внутренней описи (при ее наличии).

Для определенных категорий дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, учет которых вызван спецификой, содержащейся в них документации (особо ценные личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов.

По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи — является завершаю­щим этапом работы с документами в делопроизводстве.

Опись дел— это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систе­матизации внутри фонда и учета дел.

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким об­разом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы документационного обеспечения управления. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных под­разделений несут их руководители.

Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каж­дого дела в описи называется описательной статьей. Описатель­ная статья описи дел структурного подразделения должна вклю­чать в себя следующие элементы:

· порядковый номер дела (тома, части) по описи;

· индекс дела (тома, части);

· заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

· дату дела (тома, части);

· число листов в деле (томе, части);

· срок хранения;

· примечание.

В описях дел постоянного хранения графа срок хранения опускается.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным поряд­ковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каж­дый из них также имеет свой порядковый номер. Систематиза­цию дел в описи и присвоение номера описи структурного под­разделения осуществляет архив предприятия.

В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.

Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, пред­назначенный для последующей передачи в государственный ар­хив, подлежит утверждению ЭПК. архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписы­вается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем предприятия.

В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государст­венный архив принять на хранение внесенные в опись дела.

Обеспечение сохранности. С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя предприятия. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам предприятия. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству предприятия об имеющихся нарушениях.

Структурные подразделения, отделы предприятия передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. В ведомственный архив передача дел осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем предприятия.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства предприятия или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя предприятия могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудников ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме ценных дел проверяется количество листов в деле.

Оперативное хранение документов подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов. Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителей в специально отведенных папках с надписями «Срочно», «На исполнение», «На подпись» и т. п. Папки хранятся в течение рабочего дня на столе исполнителей, после окончания работы убираются в ящик стола или шкаф. Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы в случае болезни или командировки исполнителя их можно было сразу же передать на исполнение другому лицу. Хранение исполненных документов осуществляется в специальных папках. Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (со шнурками). Это дает возможность группировать документы в дело в прямой, хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, сдаются в ведомственный архив в том виде, как они сформировались в делопроизводстве. Запрещается хранить законченные дела в столах сотрудников. Организация хранения дел должна обеспечить их сохранность и удобство использования.


Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:  



Сейчас читают про: