Организация информационно - справочной работы

Как отмечалось ранее одной из главных целей регистрации – создание банка данных о документах предприятия. На основе этого банка возможно за несколько минут ответить на вопросы двух типов: у кого, где, в какой стадии работы находится документ; и в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу?

Владение всей совокупностью информационно- документационных ресурсов - главнейшая задача службы делопроизводства на любом предприятии. Прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах. Информационно – справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись как в традиционной форме, так и в автоматизированном режиме. Значительно расширены возможности информационно – справочного обслуживания с введением автоматизированной системы регистрации, современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных включенных в регистрацию. Журнальная форма регистрации устарела, так как она затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу с ним. Но следует обратить внимание, что в настоящее время не у всех муниципальных предприятий существует финансовая возможность перехода полностью на автоматизированную электронную форму регистрации документов. Поиск документов может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости по архивной базе данных (документы предшествующих лет).

В случае поиска, неисполненного документа, результатом поиска является информация: у какого исполнителя находится документ в данный момент времени. Если документ уже исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится данный документ.