Общие положения

Инструкция

По делопроизводству В ЗАО «Самарские мельницы»

Содержание

1.	Общие положения		стр.
2.	Нормативы и регламенты в части делопроизводства	3	стр.
3.	Организация работы с документами	4	стр.
	3.1	Организация документооборота	4	стр.
		3.1.1	Порядок прохождения входящих документов	4	стр.
		3.1.2	Порядок прохождения исходящих документов	5	стр.
		3.1.3	Порядок прохождения документов строгой отчетности	6	стр.
			А.	Получение счета	6	стр.
			Б.	Выставление счета, документы строгой отчетности	7	стр.
			В.	Платежные поручение	7	стр.
		3.1.4	Порядок прохождения внутренних документов	7	стр.
			А.	Порядок прохождения организационных документов	7	стр.
			Б.	Порядок прохождения распорядительных документов	8	стр.
			В.	Порядок прохождения служебных записок		стр.
			Г.	Порядок оформления командировок		стр.
		3.1.5	Работа с договорами		стр.
			А.	Регистрация и реквизиты договоров		стр.
			Б.	Порядок утверждения		стр.
			В.	Заключение и хранение договоров		стр.
			Г.	Обязательства по договору, изъятие из процедуры утверждения		стр.
		3.1.6	Учет количества документов		стр.
	3.2	Регистрация документов		стр.
		3.2.1	Индексация документов		стр.
		3.2.2	Регистрационные формы и их заполнение		стр.
		3.2.3	Ведение информационно-справочной работы по документам		стр.
	3.3	Контроль исполнения документов		стр.
	3.4	Номенклатура дел	13	стр.
		3.4.1	Текст и систематизация заголовков в номенклатуре дел		стр.
		3.4.2	Порядок составления и утверждения номенклатуры дел	14	стр.
	3.5	Формирование дел	14	стр.
		3.5.1	Признаки заведения дел	14	стр.
		3.5.2	Последовательность расположения документов в деле	14	стр.
	3.6	Подготовка и передача дел в архив	15	стр.
		3.6.1	Порядок проведения экспертизы ценности документов	15	стр.
		3.6.2	Оформление дел	16	стр.
		3.6.3	Составление и оформление описей дел и передача дел в архив	16	стр.
	3.7	Архивное хранение и представление справок	17	стр.
4.	Приложения	18	стр.
	1.	Термины и определения	18	стр.
	2.	Перечень документов, не подлежащих регистрации в канцелярии	19	стр.
	3.	Сопроводительный бланк счета	19	стр.
	4.	Форма номенклатуры дел	20	стр.
	5.	Форма листа-заверителя дела	20	стр.
	6.	Форма внутренней описи документов дела	21	стр.
	7.	Форма обложки дела	21	стр.
	8.	Форма описи дел, передаваемых на хранение	22	стр.
	9.	Форма командировочного удостоверения	23	стр.
	10.	Лист согласования	24	стр.
		Блок-схема работы с входящими и исходящими документами	26	стр.
		Блок-схема работы с внутренними документами	27	стр.

Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в ЗАО«Самарские мельницы» (далее по тексту – «Предприятие»).

1.2. Инструкция определяет основные правила подготовки, контроля исполнения и организации работы с документами на предприятии.

1.3. Инструкция разработана в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, организационными документами компании.

1.4. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей инструкцией, обязательны для исполнения всеми сотрудниками предприятия. Все сотрудники ответственны за выполнение требований инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.5. Оформление служебных документов регламентируется «Правилами составления и оформления документов в ЗАО«Самарские мельницы».

1.6. Организация и совершенствование постановки делопроизводства на основе единой корпоративной политики и применения современных информационных средств осуществляется секретарем - референтом.

1.7. Внедрение и сопровождение информационных технологий производится во взаимодействии с программистом.

1.8. Работы, связанные с организацией документооборота на предприятии, возлагаются на секретаря - референта.

1.9. Обязанности, права и ответственность секретаря – референта определяются его должностной инструкцией.