Методичні рекомендації

Розгляд першого питання слід розпочати з того, що вміння описувати архівні документи є одним із головних професійних обов’язків архівіста і показників його фахової компетенції. Архівне описування є відповідальнішою архівною технологічною операцією, що виконує функції закріплення організованих систем документів та їх ідентифікації, проведення облікових робіт, створення систем фізичного та інтелектуального доступу до архівних документів та інформації, що містяться в них. Зупиніться на роз’ясненні поняття «архівне описування» та визначенні мети архівного описування. З’ясуйте зміст основних термінів, які складають дефініцію «архівного описування» — «інформаційні характеристики», «об’єкт описування», «описова стаття». Викладіть і прокоментуйте ці терміни.

Переходячи до викладення другого питання, наголосіть, що описування одних і тих самих документів відбувається в архіві неодноразово і залежить від завдання, яке виконує при цьому архівіст. Основним видом описування архівних документів на першому етапі, коли створюється описова модель комплексу документів для його ідентифікації та надання інформаційних характеристик, які б допомогли виокремити його серед інших документів, є ідентифікаційне або основне (базове) описування. Такому виду описування підлягають усі документи після того, як вони згруповані у справи і віднесені до конкретного архівного фонду — основної облікової одиниці НАФ. Саме на ідентифікаційному виді описування базується подальше описування архівних документів у облікових документах архіву та в архівних довідниках. Вам необхідно прокоментувати шляхи формування і склад найважливішого елемента описання цього рівня — заголовка справи та визначити і назвати елементи з яких він складається. Охарактеризуйте і інші елементи описання справи, якими є шифр, анотація документів, визначення оригінальності чи копійності документів, ступінь повноти, спосіб відтворення, зовнішні особливості, назва фонду, діловодний номер справи, крайні дати документів справи, кількість аркушів. Розкажіть, які основні облікові архівні документи складаються на цьому етапі. Що таке картка фонду та аркуш фонду? Дайте відповідь.

Другий обов’язковий для всіх документів архіву вид описування пов’язаний з їх обліком і призначений для забезпечення контролю за наявністю документів. Саме тому об’єктами описування на другому етапі є фонд як основна облікова одиниця і справа як основна одиниця зберігання. У списку фондів кожний архівний фонд отримує тільки йому належний номер — складову частину шифру як пошукового ключа документів, що стає одним з найголовніших елементів описання. На цьому етапі описування складають архівний опис. Поясніть, що це за документ і які функції він виконує в архіві. Зазначте, що цей вид архівного описування в облікових документах архіву називається реєстраційним, або обліковим.

Перейдіть до характеристики третього виду описування документів архіву. Цей вид описування є обов’язковим тільки для тих документів, які важко відшукати за описами, або які становлять особливий інтерес для користувачів. Він називається спеціальним або презентаційним. Цей вид описування документи проходять спеціально для архівних довідників інформаційно-пошукового характеру. Як висновок слід підкреслити, що перший і другий види описування фіксують створені організації архівних документів і завершують технологічний цикл їх впорядкування, а третій вид описування починає новий етап – роботу над архівною інформацією та організацію довідкового апарату.

Третє питання слід розпочати з характеристики принципів архівного описування. Назвіть і розкрийте сутність принципів: адекватності або відповідності інформації описуваному об’єкту, істо-ризму та наукової об’єктивності, наступності та уніфікації, континуїтету, всебічності, комплексності та диференційованого підходу. Розкажіть як вони діють на практиці.

Після цього необхідно перейти до характеристики правил, спільних для всіх видів описування. Висловіть своє розуміння наступних правил: мінімаксу, багатофункціональності описання, ієрархічності, або багаторівневості описування. Укажіть також особливі правила, які застосовуються лише до окремих видів описування. Необхідно розповісти про методи описування. Зазначте, що серед головних методів описування виділяють методи інформаційного аналізу та синтезу, номенклатурний метод, метод аналітико – синтетичного оброблення інформації. Охарактеризуйте їх більш детально.

Четверте питання слід присвятити з’ясуванню основних етапів процесу перетворення документної інформації в описову статтю архівного довідника. Прийнято виокремлювати наступні етапи цього процесу: аналітичний, на якому виділяють і реєструють усі можливі інформаційні ознаки об’єкта, та наукового синтезу в описовій статті одержаних внаслідок аналізу характеристик об’єкта описування. Зазначте, що предметом аналізу під час архівного описування є: джерело походження, зміст інформації, часові координати, просторові координати, форми передавання інформації, евристична зона. Зверніть увагу, що система структурування інформації у процесі передавання її має важливе значення для створення описання та побудови описової статті, покликаної виконувати функції ідентифікації комплексів документів та їх обліку. Структуру описової статті (моделі) складають зони описання, які об’єднують декілька елементів. Розкажіть про загальний міжнародний стандарт архівного описання, що включає шість зон описання: ідентифікації даних, контексту, змісту та структури, умов доступу та використання, інформації про споріднені документи, приміток. Охарактеризуйте їх детальніше і наголосіть, що у кожній зоні може бути представлено від 4 до 6 елементів описання. Розкажіть, які головні описові елементи використовують під час облікового описування і які, при створенні описової статті спеціального виду описування.

Зауважте, що особливості описової статті залежать не тільки від виду описування, але й від того, що є об’єктом або одиницею описування: документ, група документів, справа, фонд. У зв’язку з цим розглядають подокументне і групове описування. Розкажіть про кожен з цих видів описування та їх особливості. На завершення відповіді на питання плану висловіть своє розуміння терміну «багаторівневе описування».