Методичні рекомендації

Відповідь на перше питання радимо розпочати із з’ясування сутності обліку та його значення для організації, збереження та доступу до архівних документів. Далі слід викласти вимоги які висуваються до обліку архівних документів. По-перше, в ході облікових процесів не можна порушувати структурну організацію архівних документів, зафіксовану на етапі систематизації та фондування за принципом походження документів. Основними одиницями обліку є групи документів, сформовані в архівні фонди та в одиниці зберігання (справи). Саме в цих одиницях виміру фіксуються дані обліку в обліковій документації. В цьому полягає вимога єдності обліку з структурною організацією архівних документів. По-друге, облік повинен відповідати тій структурній організації документів НАФ, яка починається у процесі діловодства і завершується в архівах. Облікові дані мають послідовно, як і самі документи, концентруватися по кожному комплексу, починаючи з найменшого — справи, і далі узагальнюватися в фонді, а потім — у архіві. Концентрування даних обліку сприяє також закріпленню організації архівних документів в утворених комплексах і забезпечує реалізацію принципу єдності обліку з системою зберігання документів. По-третє, обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві, у тому числі неописані та непрофільні для даного архіву, копії документів страхового фонду і копії фонду користування, а також самі облікові документи.

Друге питання необхідно присвятити характеристиці визна-чальних принципів обліку архівних документів. Ними є: централізація, уніфікація, динамічність, достовірність і повнота. Детально зупиніться на кожному з них. Розкривши їх сутність і значення для повноцінного обліку архівних документів, радимо звернутись до зарубіжної практики організації облікових операцій в архівах і принципів її ведення. Підкресліть, що в українській практиці при фондовій організації архівних документів основними одиницями їх обліку незалежно від виду носія способу і техніки закріплення інформації є архівний фонд і одиниця зберігання – справа. При фондовій і не фондовій системах організації архівних документів документи зі спеціальними носіями обліковуються також в одиницях обліку, за комплектами, видами; науково-технічні документи — за групами і комплексами. У зарубіжній практиці в облікових документах забезпечується первинний облік об’єднаних за походженням великих комплексів документів: серій, архівних груп, доку-ментальних груп тощо.

На закінчення відповіді на друге питання зауважте, що державний облік документів НАФ здійснюють державні архіви, а також власники документів НАФ — юридичні та фізичні особи — в ос-новних облікових документах архівної установи чи власника приватного архіву.

Відповідаючи на третє питання, слід показати розуміння організації процесу обліку. Поясніть, що в процесі обліку розрізняють два етапи: накопичення вихідних початкових даних та їх дальше оброблення з відображенням в облікових формах. На першому етапі реєструють виражені у кількісних або якісних показниках факти, взяті у статиці або у динаміці і представляють, як правило, в «актах». На основі актів формують і обробляють облікову інформацію на другому етапі та відображають у системі облікових документів. Розкажіть, що таке «облікові документи архіву» і яку інформацію про архівні документи вони фіксують.

Зупиніться на функціях, які виконує облік архівних документів. Поясніть, на що зорієнтовані контрольна та регуляторна функції обліку. Наголосіть, що облік документів у державному архіві забезпечується веденням основних і допоміжних облікових документів. Назвіть і охарактеризуйте основні облікові документи архіву: книгу обліку надходжень документів на постійне зберігання; список фондів архіву; перелік фондів, що містять особливо цінні документи; аркуш архівного фонду; аркуш обліку аудіовізуальних документів; архівний опис; опис страхового фонду; реєстр описів; справу фонду та ін. Зважте, що для централізованого державного обліку документів НАФ державні архіви складають такі документи: паспорт архіву; Державний реєстр національного культурного надбання (Унікальні документи НАФ); відомості про зміни у складі та обсязі фондів; картку архівного фонду; картку обліку унікальних документів НАФ, включених до Державного реєстру національного культурного надбання; картку централізованого державного обліку архівної україніки. Розкажіть про них. Що Ви знаєте про сумарний та індивідуальний облік архівних документів в державних архівах? Зупиніться також на допоміжних облікових документах. Дайте інформацію про наступні облікові документи: книгу обліку приймання документів на тимчасове та депоноване зберігання; паспорт архівосховища для сумарного обліку фондів; книгу обліку видавання одиниць зберігання з архівосховища; книгу і картотеку обліку вибуття документів; покажчик до аркушів фондів; книгу обліку справ з особового складу та ін. Розкажіть про правила зберігання облікових документів в архівних установах.