Технология работы

Лабораторная работа № 2

Создание базы данных в Access

ЗАДАНИЕ

Создайте базу данных (БД) для учета расчетов по заработной плате с работниками фирмы (по выбранной Вами теме). В штате фирмы состоит 5 человек: директор, главный бухгалтер, секретарь, менеджеры - 2 чел. Система оплаты повременная.

1. База данных Зарплата должна включать следующие таблицы с полями:

Таблица	Поля
Сотрудники	Табельный номер, ФИО, Должность, Оклад, Надбавка, Взнос1, Взнос2
Календарь рабочего времени	Код месяца, Месяц, Рабочие дни
Табель	Табельный номер, Код месяца, Отработано дней

2. Создайте формы для ввода данных в БД:

Форма	Поля
Сотрудники	Табельный номер, ФИО, Должность, Оклад, Надбавка, Взнос1, Взнос2
Календарь рабочего времени	Код месяца, Месяц, Рабочие дни
Табель	Табельный номер, Код месяца, Отработано дней

3. Введите данные в БД, используя созданные формы.

4. Создайте запрос к БД под названием Расчет с полями: месяц, табельный номер, ФИО, должность, оклад, начислено, надбавка, всего начислено, взнос1, взнос2, всего удержано, к выдаче. (курсивом выделены вычисляемые поля). Создайте форму для ввода данных в запрос.

5. Создайте отчет на основе запроса Расчетная ведомость. Отчет назовите Платежная ведомость. Включите в нее следующие поля: месяц, ФИО, должность, всего начислено, всего удержано, к выдаче. Группировка по полю месяц. Итоги по полям всего начислено, всего удержано, к выдаче.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

1. Создание базы данных. Запустить Access. В диалоговом окне выбрать Новая база данных. В диалоговом окне Файл новой базы данных задать имя файла базы данных Зарплата.

2. Создание таблиц. Вкладка Таблицы, кнопка Создать. Режим Конструктор. (Структуру таблиц и свойства полей см. в Приложении). После заполнения структуры таблицы Закрыть ее, сохранить изменения в структуре таблицы, задать имя файла Календарь. Аналогично создайте таблицы Сотрудники, Табель. (При создании таблицы Табель обратите внимание, что необходимо заполнить вкладку Подстановка).

3. Создание форм. Вкладка Формы, кнопка Создать. Создайте форму для заполнения таблицы Календарь. В диалоговом окне Новая форма выберите в качестве источника данных таблицу Календарь, режим создания формы - Автоформа: в столбец. Сохранить форму под именем Календарь. Аналогичным образом создайте форму Сотрудники в режиме Автоформа: ленточная и форму Табель в режиме Автоформа: в столбец.

4. Схема данных. Меню Сервис - Схема данных. Добавьте таблицы: Календарь, Табель, Сотрудники. Закрыть окно Добавление таблицы.

Добавьте связи с помощью мышки методом перетаскивания: Из таблицы Календарь перетаскиваем поле Код_мес в таблицу Табель на поле Код_мес. В открывшемся окне Изменение связей установите флажок Обеспечение целостности данных. Тип отношения должен быть один-ко-многим. Нажмите кнопку Создать. Из таблицы Сотрудники перетаскиваем поле Табномер в таблицу Табель на поле Таб_ном. В открывшемся окне Изменение связей установите флажок Обеспечение целостности данных. Тип отношения должен быть один-ко-многим. Нажмите кнопку Создать. Закрыть и сохранить схему данных.

5. Ввод данных в БД. Вкладка Формы, кнопка Открыть. Заполните справочники Календарь и Сотрудники данными. Не забудьте, что в штате фирмы состоит 5 человек: директор, главный бухгалтер, секретарь, менеджеры - 2 чел. Надбавка – для директора 0,15, для главного бухгалтера – 0,1, для менеджеров – 0,07, для секретаря – 0,05. Для всех работников: Взнос1 – 0,03; Взнос2 – 0,02.

Введите данные в таблицу Табель, через форму.

6. Создание запроса и формы для заполнения запроса. Вкладка Запросы, кнопка Создать, режим Конструктор. Добавьте таблицы: Календарь, Сотрудники, Табель.

Выберите поле Месяц из таблицы Календарь, поле Таб _ ном из таблицы Табель, поля ФИО, Должность, Оклад из таблицы Сотрудники. Далее следуют вычисляемые поля, которые заполняются через Построитель выражений. В вычисляемом поле (следующем после поля Оклад) правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню и выбрать Построить или нажать Ctrl+F2. Открывается окно Построителя выражений.

Вводим название поля Начислено: затем открываем папку Таблицы, далее открываем папку Сотрудники, щелкаем на поле Оклад и на кнопке Вставить, затем на кнопке со знаком деления "/". Открываем папку Календарь, щелкаем на поле Раб_дни, кнопка Вставить, затем знак операции умножения "*". Открываем папку Табель, выбираем поле Дни, кнопка Вставить, ОК. Если в построителе выражений появилось слово «Выражение» после Начислено:, то удалите слово «Выражение». Закройте и сохранитезапрос с именем Расчет.

Откройте запрос Расчет в конструкторе (выделить его и нажать кнопку Конструктор) и аналогично заполните вычисляемые поля запроса (после заполнения каждого вычисляемого поля сохраняйте запрос (Файл-Сохранить)): Надбавка ( Начислено*Надбавка ), Всего начислено ( Начислено+Надбавка ), Взнос1 ( Всего начислено*Взнос1 ), Взнос2 (Всего начислено*Взнос2), Всего удержано ( Взнос1+Взнос2 ), К выдаче ( Всего начислено-Всего удержано). Закройте запрос.

Откройте запрос, просмотрите его (кнопка Открыть). Вы увидите, что в вычисляемых полях формат чисел не совсем устраивает, т.к. число разрядов после десятичной запятой слишком велико.

6.1. Установим в вычисляемых полях необходимый формат поля. Для этого вернитесь в окно базы данных и во вкладке Запросы выделите запрос Расчет и нажмите кнопку Конструктор. Выполните щелчок в поле Начислено иправой кнопкой мыши вызовите меню, в котором выберите команду Свойства. В строке Формат поля выберите из списка нужный формат (денежный). Аналогично установите форматы других вычисляемых полей.

6.2. Создание формы для выполнения запроса. Вкладка Формы, кнопка Создать. Создайте форму для вывода запроса Расчет. В диалоговом окне Новая форма выберите в качестве источника данных запрос Расчет, режим создания формы - Автоформа: в столбец. С охраните форму под именем Расчет. Для выполнения и просмотра запроса откроем форму. Просмотрите запрос и закройте его или сверните.

7. Создание отчета Платежная ведомость. Вкладка Отчеты, кнопка Создать, режим Мастер отчетов, источник данных запрос Расчет. Выбираем поля из запроса Расчет: Месяц, ФИО, Всего_начислено, Всего_удержано, К выдаче. Далее. Группировка по полю Месяц. Далее. Сортировка по полю ФИО, Итоги: Sum по полям Всего_начислено, Всего удержано, К выдаче. Показать данные и итоги. Далее. Макет - Структура1, ориентация альбомная. Далее. Выберите стиль по своему усмотрению. Далее. Задайте имя отчета Платежная ведомость. Просмотрите отчет и закройте его.

Приложение

Структура таблиц