Мастера Access

Мастер - это небольшая программа, которая задаёт вам вопросы, о том, что бы вы хотели сделать. Затем на основе ваших ответов программа создаёт таблицу, отчёт, запрос и т. д. Каждый раз при создании нового объекта, например таблицы, вы можете либо самостоятельно создать её с нуля, либо использовать для этого мастер.

Планирование базы данных

Перед тем, как приступить к созданию базы данных, вам необходимо обдумать следующие вопросы:

Какие данные вы собираетесь хранить и как их организовать наилучшим образом? Это определит, какие вам потребуются таблицы.

Какие действия с входными данными вы собираетесь производить в ходе повседневной работы? Это определит то, какие вам понадобятся формы.

Какая нужна информация о состоянии дел? Это определит то, какие вам понадобятся отчёты.

Минимум, который необходим для функционирования базы данных - это одна таблица. Но это самая распространённая ошибка, которую допускают пользователи при работе с Access. Другая распространённая ошибка - это то, что пользователи стараются, чтобы каждая таблица выглядела, как хороший отчёт. СУБД Access - это реляционная база данных. При работе с Access вы можете работать с большим количеством таблиц и устанавливать между ними связи.

Существуют правила, определяющие то, как в реляционной базе данные должны группироваться в таблицы (отношения). Это правила нормализации.

Нормализация отношений - это формальный аппарат ограничений, который позволяет устранить дублирование, обеспечивает непротиворечивость хранимых в базе данных, уменьшает трудозатраты на ведение (ввод, корректировку) базы данных. База данных, построенная на основе нормализованных отношений, удовлетворяет следующим требованиям:

1. Отсутствие повторяющихся полей.

Допустим, вы хотите хранить информацию о своих заказчиках и обо всех заключённых с ними сделках. Если бы вы хранили данные в одной таблице, то вам бы пришлось каждый раз при вводе новой записи повторять название, номер телефона, адрес заказчика. Более удобно хранить данные в двух таблицах: сведения о заказчиках и сведения о сделках. При этом целесообразно каждому заказчику присвоить свой код и ввести это поле в обе таблицы.

2. Каждая запись в любой таблице должна быть уникальной. Это означает, что значение некоторого поля или некоторых полей не повторяются ни в одной записи таблицы. Это поле называется первичным ключом.

Каждая таблица должна иметь первичный ключ, который может состоять из одного или нескольких полей.

3. Для каждого значения первичного ключа набор значений в столбцах данных должен относиться к объекту таблицы и полностью его описывать.

4. Независимость полей. Вы должны иметь возможность изменять значения любого поля (не входящего в первичный ключ) без воздействия на данные других полей.

Связи между таблицами

Если ваша база данных состоит из нескольких таблиц, необходимо сообщить Access, как они связаны друг с другом. В дальнейшем Access сможет связывать эти таблицы при их использовании в запросах, формах, отчётах.

В большинстве случаев любые две таблицы связаны отношением "один - ко - многим". Это означает, что любая запись в первой таблице может быть связана с несколькими записями во второй. Однако, любая запись второй таблицы связана при этом только с одной записью первой.

Иногда возникает необходимость разбить таблицу на более мелкие. Проблема может быть вызвана тем, что какие-то данные не предназначены для общего использования (например, заработок сотрудника). В этом случае обе таблицы имеют один и тот же первичный ключ, а связь между двумя таблицами имеет тип "один- к- одному".

Начальный запуск СУБД Access

производится или:

- последовательностью выбора команд Пуск/Программы/Microsoft Office/Micro-soft Access;

- щелчком левой клавиши мыши по ярлыку СУБД Access на рабочем столе.

На выводимом программой при первом запуске Microsoft Access вспомогательном окне требуется выбрать один из трех возможных вариантов: создать новую базу вручную, запустить мастер разработки баз данных или открыть уже существующую базу. Порекомендовать тут что-либо определенное трудно, однако если вы видите Microsoft Access впервые, то лучше выбрать самый первый пункт меню. При этом программа задаст всего один дополнительный вопрос - как вы желаете назвать новую базу данных и где она будет храниться. Впоследствии, каждый раз при запуске Microsoft Access станет активизировать именно этот проект. Весьма удобно и практично, позволяет сэкономить немного времени на путешествии по структуре каталогов жесткого диска.

Выполнив все эти первоначальные манипуляции, Microsoft Access входит в штатный рабочий режим, с которым вам и предстоит в дальнейшем постоянно иметь дело. Рабочий экран состоит из шести областей, каждая из которых обозначена собственным корешком: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Согласно введенному разработчиками правилу, одноименные элементы СУБД должны находиться в едином месте. С одной стороны, такое правило позволяет лучше организовывать разнородные элементы проекта любого рода, но с другой — налагает дополнительные требования на выбор наименований для этих элементов.

Далее вступают в силу практически все соглашения, уже известные вам по другим пользовательским приложениям Microsoft Windows. Все действия, команды и операции распространяются только на тот элемент, который в данный момент активен. Все возможности Microsoft Access сведены в два меню и одну инструментальную панель. Первым меню является системное, расположенное в верхней части рабочего окна Microsoft Access. Это файл, правка, вид, вставка, сервис, окно и помощь. Вторым пользовательским меню является контекстно-зависимое, вызываемое “к жизни” нажатием правой клавишей мыши. Постоянного содержания это меню не имеет, оно формируется из тех или иных режимов, в зависимости от того, на что конкретно указывает маркер мыши. Параллельно с меню существует панель инструментов. Вообще говоря, таких панелей в Microsoft Access две. Одна уже на экране и содержит экранные кнопки, дублирующие операции, наиболее часто используемые разработчиками. Вторая инструментальная панель содержит дополнительные средства, необходимые для работы в Интернет. По умолчанию “интернетовская” панель на экран не выводится, но в любой момент ее можно активизировать вручную.

Каждая область рабочего экрана содержит три кнопки: открыть, создать и конструктор. Кнопка “ Открыть” предназначена для активизации выделенного элемента из имеющихся в данном проекте. Открываясь, эти элементы предстают в том виде, который используется для его просмотра. Таблицы и запросы открываются в виде таблицы. Формы и отчеты — в том виде, в котором они должны представать перед пользователем. Лишь макросы и модули открываются в виде для редактирования. В том случае, если вам требуется сразу получить возможность изменить что-либо, например, в принципе работы запроса или в исходном коде модуля, лучше сразу воспользоваться кнопкой “ Конструктор”. Естественно, когда вам нужно по ходу работы создать новый элемент того или иного вида, то следует нажимать “ Создать”.