Выбор типа и формата производится с помощью кнопки меню, появляющейся в некоторых полях при нажатии курсором на правую границу поля

При выборе формата типа необходимо стремиться к оптимизации объема используемой памяти, т.е. не имеет смысла выбирать для хранения экзаменационных оценок форматы целое или длинное целое, а также с плавающей точкой, которые занимают в памяти соответственно 2, 4, 4 или 8 байтов. В этом случае целесообразно выбрать целый тип с форматом байт, который требует для своего хранения именно 1 байт.

Каждое поле должно иметь имя, длина которого не может превышать 64 символа. Целесообразно имена выбирать не длиннее хранимых данных, но отображающими их смысл. В именах полей можно использовать любые комбинации букв, цифр, пробелов и других символов, за исключением.,!, ', [ и ].

Для каждой реляционной таблицы существует понятие ключа - набора полей, который однозначно идентифицируют каждую запись таблицы. В такой таблице не допускаются две или более записи с одинаковыми значениями ключевых полей. В общем случае ключ может состоять только из одного поля. Ключевые поля должны быть первыми в таблице. СУБД автоматически производит сортировку записей по ключу

Формы

Все данные, введённые в базу данных, помещаются в таблицы, в которых они будут храниться. Вы можете вводить информацию непосредственно в таблицу, но это не всегда удобно. Большинство пользователей предпочитают создавать на экране специальные формы и вводить данные с их помощью. Форма похожа на обычный бланк с полями, которые вы должны заполнить. Access связывает форму с таблицей и помещает в таблицу введённую с её помощью информацию.

Таким образом, теоретически, формы в СУБД служат только для удобного представления информации исключительно для человеческих глаз (например, на бумажной распечатке или на экране монитора). Однако на практике, с помощью механизма форм становится возможным многократно и по разному поводу обращаться к одним и тем же данным одних и тех же таблиц одновременно. Это преимущество особенно ярко раскрывается при многопользовательской работе, когда, например, на основе одной и той же таблицы менеджер службы продаж может через свою форму определять, кому, что и почем продано или желательно продать, сотрудник службы обеспечения посредством своей формы составляет ведомость отгрузки со склада, менеджер службы закупок выявляет дефицит склада и определяет номенклатуру и объемы закупок, а бухгалтерия, в тоже время, может проводить оценочный расчет текущих финансовых показателей предприятия.