Бюджетная структура фирмы

Бюджетная структура — система бюджетов, ведущихся в соответствующих разрезах деятельности (функциональных областях), которые образуют сводный бюджет предприятия, являющийся его финансовым планом на следующий период деятельности.

Бюджетная структура фирмы состоит из системы бюджетов ведущихся по статьям.

• Статья — учетный регистр, предназначенный для отражения фактов хозяйственной деятельности.

Уровень группировки данных в статье определяется необходимостью учета соответствующих фактов деятельности. Для производственного предприятия может быть вполне достаточно наличия статьи транспортные расходы, а в торговой организации эта статья может быть разбита на зарплату водителей, амортиза­цию автотранспорта, ремонт и техническое обслуживание автомобилей.

• Бюджеты составляются по статьям:

Доходов/Расходов Поступлений/Выплат денежных средств Оприходования/Выбытия материальных (неденежных) Активов / Пассивов

• Доходы — увеличение капитала за счет роста активов (уменьшения обязательств) предприятия, получаемое в процессе осуществления хозяйственной деятельности за период (не за счет вкладов собственников). Есть различные источники доходов, и предприятие создает структуру статей, по которым оно будет вести учет своих доходов. Группировка доходов зависит от количества бизнесов, выпускаемых групп продукции, различия технологий производства и т.д. Наличие той или иной группы зависит от специфики фирмы. На самом верхнем уровне можно все доходы разделить на: операционные и неоперационные.

• Расходы — затраты материальных и финансовых ресурсов, которые несет фирма в процессе осуществления своей хозяйственной деятельности для получения будущего дохода. Для ведения бюджетов используется следующая классификация затрат:

Прямые — затраты, прямо прослеживаемые до источника их возникновения и, соответственно, прямо относимые на себестоимость продукции: затраты на материалы, электроэнергию для производства, зарплата основных производственных рабочих и т.д.

Накладные — затраты, не имеющие прямой связи с производимой продукцией, и потому на себестоимость продукции прямо не относимые: коммунальные услуги (освещение цеха, отопление, водоснабжение), зарплата вспомогательного персонала (диспетчер, уборщица) и т.д.

Накладные затраты будут подразделяться по месту их возник­новения на два вида: общецеховые и общезаводские, и относится на деятельность конкретного подразделения, где возникли, или всего предприятия, по нормативу, устанавливаемому эмпирическим путем в соответствии с выбранной базой разнесения затрат.

База разнесения затрат — искусственно рассчитываемая (или выбираемая) система, служащая для распределения затрат (накладных), которые невозможно прямо отнести на себестоимость продукции. Например, базой для разнесения общецеховых накладных затрат может быть выбрана зарплата основного производственного персонала.

• Прибыль — превышение доходов над расходами. Прибыль формируется по уровням по мере вычитания соответствующих групп расходов: валовая, операционная, до уплаты налогов, чистая, нераспределенная. Структура уровней прибыли предназначена для анализа и позволяет определять, как та или иная группа затрат влияет на конечный результат. Предприятие формирует необходимое для себя количество уровней прибыли.

• Поступления — денежные потоки, поступающие в фирму (на расчетные счета и в кассу). Аналогично доходам, различаются три источника поступлений:

От основной деятельности — денежные потоки, возникающие в результате осуществления основной деятельности — продаж собственной продукции, товаров других фирм, оказания услуг и т.д.

От инвестиционной деятельности — денежные потоки, возникающие в результате продажи основных средств и нематериальных активов.

От финансовой деятельности — денежные потоки, возникающие в результате выпуска акций, получения кредитов, ссуд и т.д.

Основным различием между финансовой и инвестиционной деятельностью является то, что к инвестиционной деятельности относятся только движение собственных денежных средств предприятия. Сторонние инвестиции (кре­диты, займы) относятся к финансовой деятельности.

• Выплаты — денежные потоки, исходящие из фирмы (с расчетных счетов и из кассы). Выплаты осуществляются в трех областях:

По основной деятельности — денежные потоки, возникающие в результате осуществления закупок сырья, материалов и комплектующих для собственного производства, расчетов по зарплате с персоналом, оплаты услуг сторонних фирм, налоговых платежей, и т.д.

По инвестиционной деятельности — денежные потоки, возникающие в результате покупки основных средств и нематериальных активов.

По финансовой деятельности — денежные потоки, возникающие в результате возврата кредитов, переводов денежных средств в банк на депозит, выплат процентов по ссудам, и т.д.

• Оприходование — прием материальных ценностей — сырья, материалов, комплектующих, товаров, МБП, оборудования и других неденежных активов, с целью их дальнейшей продажи, переработки или иного использования в хозяйственной деятельности предприятия.

• Выбытие — отпуск (передача) материальных ценностей (неденежных активов) сторонним организациям на условиях продажи, консигнации, внутреннего перемещения, перевозки и т.д.

• Активы — материальные и нематериальные средства предприятия, разделенные по принципу их использования в хозяйственном обороте и их внутренняя классификация: оборотные (текущие) активы (денежные средства, дебиторская задолженность, запасы), и необоротные (постоянные) активы (земля, здания и сооружения, оборудование, и т.д.), расположенные по мере убывания их ликвидности.

• Пассивы — источники средств (капиталы), разделенные по принципу их происхождения, и их внутренняя классификация: заемный капитал (обязательства — текущая (краткосрочная) и долгосрочная (> 1 года) кредиторская задолженность), и собственный капитал (уставный капитал, фонды, резервы, нераспределенная прибыль).

• Каждый центр финансовой ответственности (ЦФО) ведет свой операционный бюджет. Операционный бюджет определяет доходы и/или расходы от всех операций, которые будет вести ЦФО в запланированном периоде.

• Статьи операционных бюджетов ЦФО, сгруппированные по функциональному признаку, составляют функциональные бюджеты предприятия.

Функциональные бюджеты определяют потребность в ресурсах функциональных областей деятельности, например, статья прямых затрат на материалы, собранная по всем ЦФО, составляет бюджет закупок материалов всего предприятия, или все накладные по административной деятельности соответствующих ЦФО образуют бюджет административных затрат. В отдельных случаях такой функциональный бюджет может стать операционным бюджетом для какого-либо ЦФО, например, бюджет закупок материалов — для ЦФО снабжения.

• Функциональные бюджеты образуют бюджетную структуру, в соответствии с которой формируются основные итоговые бюджеты:

Бюджет доходов/расходов (БДР). Это бюджет является прогнозным отчетом о прибылях и убытках, устанавливает соотношение доходов и расходов предприятия на бюджетный период, и показывает, с какой эффективностью (рентабельностью) будет работать предприятие, за счет чего и сколько оно заработает себе прибыли.

Бюджет движения денежных средств (БДДС). Этот бюджет является прогнозным кассовым планом, определяет денежные потоки (выплаты и поступления) для поддержания необходимого уровня ликвидности предприятия, чтобы избегать как избытка временно свободных денежных средств, так и их дефицита (кассового разрыва). Бюджет показывает, откуда и сколько поступает денежных средств, и куда и в каком количестве они расходуются.

Бюджет баланса (Баланс). Этот бюджет является прогнозным балансовым отчетом, формирует будущую структуру активов и пассивов предприятия и является контрольным инструментом всех остальных бюджетов. Баланс показывает

будущую стоимость предприятия (чем оно будет владеть и по какой цене) как конечное состояние, к которому оно придет в результате запланированной деятельности за бюджетный период;

источники средств, их состав и размер — собственные и заемные, их соотношение (рисковость) и цена капитала.

После формирования основных заключительных бюджетов — БДР, БДДС и Баланса, следует их анализ на соответствие выполнения поставленных руководством целевых показателей (оборот, рентабельность, ликвидность, оборачиваемость и т.д.). Если показатели сформированный сводный бюджет выдерживает, он представляется руководству на утверждение, после чего бюджет из проекта становится директивным и рассылается всем ЦФО для выполнения и контроля.

Если по результатам анализа обнаруживается расхождение с установленными показателями, то эти данные представляются руководству с анализом причин для корректировки и согласования с соответствующими ЦФО, после чего следует повторная проверка и процедура утверждения.

По мере исполнения бюджета фактические данные сравниваются с плановыми. План-фактный контроль и анализ возникающих отклонений являются инструментом раннего предупреждения неблагоприятных тенденций. Устанавливаются пределы нормальных отклонений, пороговые значения соответствующих статей для повышенного внимания среднего звена управления (руководство цеха, отдела) и пороговые значения, требующие внимания высшего руководства фирмы. В случае возникновения отклонений, превышающих установленные пороговые значения, данные об этом немедленно предоставляются руководству соответствующего уровня для принятия решения.

Значительные отклонения могут явиться основанием для корректировки бюджета, о чем принимается соответствующее решение руководством. Процедура корректировки аналогична процессу разработки и утверждению бюджета.

По окончании бюджетного периода (этапов) готовятся отчетные документы, и руководство соответствующих подразделений и ЦФО отчитывается перед вышестоящими инстанциями. На основании представленной отчетности определяется достижение поставленных показателей, и принимается решение об исполнении/неисполнении бюджета.

Следующим действием проводится анализ причин отклонений, с учетом чего начинается разработка бюджета на следующий период.