Может ли компания-работодатель (ОСНО) возместить эти расходы как расходы на проезд или необходимо дополнительное обоснование в виде служебной записки, подписанной руководителем?

Обоснование: В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, расходы на проезд.

Статьей 166 ТК РФ определено, что особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ.

Во исполнение данного требования Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение), п. 12 которого определено, что расходы по проезду к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы.

На основании изложенного отдельные работодатели полагают, что применительно к рассматриваемой ситуации местом назначения признается г. Москва, где и расположен железнодорожный вокзал, а основания для возмещения работнику расходов по проезду в метро к месторасположению организации, в которую командирован работник, отсутствуют.

Однако необходимо учитывать, что п. 12 Положения регулирует вопросы возмещения расходов по проезду только в случае, если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта.

Между тем согласно п. 6 Положения цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.

Пунктом 7 Положения установлено, что на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату выезда из него (из них)). Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

В целях реализации названных норм работодатели на практике использовали унифицированную форму N Т-10а "Служебное задание" и унифицированную форму N Т-10 "Командировочное удостоверение" (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

В названных формах имеется реквизит "Место назначения", под которым понимаются страна, город, организация. При этом данные формы предусматривают только одно место назначения (см. также п. 1 Письма Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291).

При служебной командировке работник направляется в поездку по инициативе работодателя и в его интересах (Решение ВАС РФ от 26.01.2005 N 16141/04), при этом работодатель оплачивает проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (Решение Верховного Суда РФ от 04.03.2005 N ГКПИ05-147).

На наш взгляд, системный анализ вышеназванных актов позволяет прийти к выводу, что работник организации командируется не в определенный город (населенный пункт), а в конкретную организацию, а на работодателя возлагается безусловная обязанность по обеспечению проезда работника к месту командировки, в том числе от железнодорожного вокзала до места расположения соответствующей организации.

Что касается суточных, то они представляют собой компенсационную выплату по возмещению расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (Решение ВАС РФ от 26.01.2005 N 16141/04), и предназначены для компенсации расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 N 4357/12).

Таким образом, работодатель не вправе определять расходование работником суточных на какие-либо цели, а также требовать их документального подтверждения (см. также Письма Минфина России от 11.11.2011 N 03-03-06/1/741, от 01.04.2010 N 03-03-06/1/206).

А.В.Телегус

Член Палаты налоговых консультантов

Российской Федерации

15.05.2013