2015-07-14
320
В силу информационной природы системы управления во всех организациях, учреждениях, ведомствах большинство отношений управления фиксируется с помощью документов (наём работника работодателем оформляется трудовым соглашением – контрактом; многие коммерческие сделки между деловыми партнёрами оформляются договором; обращение работников и граждан в органы предприятия или местного самоуправления оформляется заявлением; акты воздействия руководителя на коллектив оформляются документально: в виде задания, протокола собрания, приказа, распоряжения и т.п.).
Знание документального дела составляет важную и обязательную часть управленческой культуры не только менеджеров, но и всех работников аппарата управления. Такие знания нужны также всем гражданам, периодически вступающим в общественные отношения, а приобретение их надо начинать со средней школы.
Несмотря на бурное развитие науки и техники в последней четверти двадцатого века, приведшие к широкому распространению компьютерных информационных систем, поток бумажных документов, берущих начало в древнем Риме, продолжает расти и это будет происходить неопределённо долго. Остаётся признать сосуществование традиционного делопроизводства и письменного документа с обработкой информации на ЭВМ и машинным носителем.
|
|
|
Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятии делопроизводство.
Понятийный аппарат документа. Рассмотрим ряд понятий, связанных с документом.
Документ – материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.
Он является основным носителем информации и служит деловой бумагой, подтверждающей какой-либо факт, право на что-то или определённую директиву. В обычном понимании документами называют определённым образом составленные, подписанные и заверенные деловые бумаги, которыми оформляются различные хозяйственно-финансовые операции, правовые отношения и действия юридических и физических лиц.
Форма документа – установленная совокупность реквизитов, расположенных в определённой последовательности.
Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.
Реквизит (от лат. requisitum – требуемое, необходимое) – информационный элемент документа.
Различается постоянный реквизит, нанесённый при изготовлении бланка (наименование организации, почтовый адрес) и переменный, который фиксируется на документе в процессе его заполнения.
