И координирование

Функции управления: контроль

8.1 Функция управления – контроль

Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Цели контроля – снять неопределенность в настоящем и будущем, а именно:

· выявление и разрешение проблем до того, как они станут опасными и серьезными для организации (упреждение опасных ситуаций);

· стимулирование эффективной деятельности, необходимость реорганизации и адаптации;

· обеспечение развития организации в определенном направлении; предохранение от хаоса.

Задача контроля состоит в количественной и качественной оценке и учете результатов деятельности.

Инструментами контроля являются наблюдение, проверка (инвентаризация, осмотр, аттестация и т.п.) всех сторон деятельности, учет и разнообразные виды анализа.

Традиционно различают следующие виды контроля:

1 Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ в области:

а) человеческих ресурсов – определение профессиональных и квалификационных качеств, подбор кадров, распределение полномочий и ответственности и т.д. Другими словами, производится контроль соответствия работников выполняемой работе;

б) материальных ресурсов – определение и обеспечение необходимого количества качественных материально-технических ресурсов, уровня запаса, срочности поставок и т.д.;

в) финансовых ресурсов – определение сумм и сроков денежных потоков (затрат и поступлений), их вероятности и т.д.

2 Текущий контроль осуществляется в ходе выполнения работы, на основе измерения фактических результатов, полученных после проведения частей работы. Обычно это проверка (регулярная) руководителем деятельности своих подчиненных.

Цель текущего контроля заключается в своевременном выявлении и разрешении производственных проблем. Основой контроля является обратная связь.

Текущий контроль может быть двух видов:

а) направляющий контроль (ориентирует работника на определенную деятельность, на достижение определенных количественных и качественных характеристик работы);

б) фильтрующий контроль предназначен для текущего исправления выявленных недостатков в работе.

3 Заключительный контроль осуществляется после завершения работы по достижению целей организации, либо при исчерпании лимита времени на работу.

Основа заключительного контроля – обратная связь.

Цели контроля заключаются в следующем:

а) получение информации для будущего планирования этой работы;

б) установление (для будущего использования) четкой связи “Результат – Вознаграждение” в соответствии с теорией ожиданий.

В зависимости от задач и контролируемого объекта различают следующие виды контроля:

а) линейный контроль – за объектом управления в целом;

б) функциональный контроль – за подсистемами объекта управления;

в) операционный контроль – за отдельными характеристиками объекта управления.

Функция контроля предполагает выполнение нескольких этапов. Основные укрупненные этапы процесса контроля следующие:

1) установление норм и нормативов – выработка показателей результативности (по количеству и качеству). Таким образом, результат (или цель) должны иметь конкретный критерий и временное ограничение;

2) сопоставление достигнутых результатов с установленными нормами и нормативами – выявление степени отклонения результатов; своевременное измерение результатов; информирование о результатах;

3) выбор подходящей линии поведения – ничего не предпринимать; устранить отклонения (причину, а не следствие); пересмотр норм и нормативов.

Для обеспечения высокой эффективности системы контроля необходимо обеспечение соблюдения совокупности требований, предъявляемых к контролю. К ним относятся:

· стратегическая направленность – контроль в стратегически важных областях и сферах деятельности должен быть обязательно;

· ориентация на результаты, а не на измерение и недопущение отклонений;

· своевременность;

· гибкость – способность адаптации к изменениям во внутренней и внешней среде;

· простота, т.е. понятность для сотрудников, чья деятельность контролируется;

· экономичность, предполагающая превышение выгод над затратами на систему контроля.

В процессе управления следует помнить о недостатках контроля с точки зрения психологии людей, а именно:

а) возникновение поведения, ориентированного на контроль, а не на достижение результатов. Сотрудники будут стремиться делать то, что от них хотят видеть при проверке, поэтому в областях со слабым контролем или при отсутствии контроля возможно пренебрежение работой;

б) возможна выдача некачественной информации. Установление сотрудниками завышенных норм расходов ресурсов (зная, что после проверки в любом случае будет произведена корректировка в сторону уменьшения), либо заниженных целей, которые легче достичь и, следовательно, при проверке весьма вероятно вознаграждение.

Пути преодоления недостатков контроля, по Ньюмену, сводятся к следующему:

- установление реальных (достижимых) и понятных сотрудникам норм и нормативов;

- недопущение чрезмерного контроля, иначе вероятны перегрузка подчиненных и психический срыв;

- вознаграждение за выполнение норм и нормативов в соответствии с теорией ожиданий.

Контроль – есть обратная связь в процессе управления; тесно связан с функцией планирования.

Разновидности неэффективного контроля:

1) контроль, ограниченный инцидентами, контроль по мере возникновения нештатных ситуаций, исключительных событий;

2) тотальный – контроль всей получаемой информации. Порождает чувство недоверия, сомнения в профессионализме контролера;

3) скрытый – тайный контроль создает атмосферу подозрительности, поисков “компроматов”, мошенничества, фальсификации, злоупотреблений. Просто оскорбляет проверяемого;

4) избирательный – контроль только определенной сферы деятельности, человека (“любимчика” или “опального”), того, что просто попало в поле зрения. Формируется мнение о некомпетентности руководителя, т.к. контролирует то, что знает;

5) формальный – контроль ради проформы, т.к. положено контролировать. Вызывает чувство досады своей поверхностностью, бесцельностью, тратою времени и усилий;

6) контроль из недоверия, при котором важно, чтобы недоверие не переросло в подозрительность и не оскорбляло контролируемого;

7) отсутствие контроля как следствие незаинтересованности.