При построении системы бюджетирования персонала руководствуйтесь следующим алгоритмом

Шаг 1. Сформируйте структуру бюджета. Для этого совместно с финансистами выделите все затраты на персонал за прошлый год (а лучше за период 2–3 года). При этом старайтесь выбрать именно прямые затраты на персонал, а не косвенные (например, закупку всего программного обеспечения, канцелярскую или сувенирную продукцию). Все полученные данные внесите в таблицу с разбивкой по кварталам и месяцам. Так вы поймете, существует ли в вашей динамике затрат по месяцам сезонный фактор.

К прямым затратам можно отнести:

· фонд оплаты труда с налогами и премиальными;

· социальные выплаты;

· затраты на обучение;

· затраты на проведение корпоративов;

· затраты на поиск и подбор сотрудников;

· приобретение или изготовление методической литературы;

· затраты на содержание самой службы персонала.

Шаг 2. Определите принцип формирования бюджета. Для этого, во-первых, вычислите, какова доля затрат на персонал в общем бюджете компании. Просто используйте данные по годам: посмотрите, как менялась доля затрат на персонал от года к году, выберите значение, наиболее актуальное для вашей компании. Во-вторых, определите основные статьи бюджета на персонал, в том числе наиболее затратные. Как правило, это расходы на оплату труда (если заработная плата всех сотрудников компании относится к бюджету службы по работе с персоналом). Определите долю каждой статьи в HR -бюджете.

Шаг 3. Сформируйте первичный прогноз бюджета на планируемый год. Для этого применяйте следующие методы прогнозирования расходов по управлению персоналом.

Вариант А. Прямой счет. Например, сегодня у нас работает 40 сотрудников. Мы планируем в течение года увеличение численности на 20 процентов. Соответственно, закладываем в бюджет соответствующий рост фонда оплаты труда. Или другая ситуация: мы в сентябре готовим планы обучения и повышения квалификации сотрудников на следующий год, согласуем и утверждаем план обучения и уже после этого начинаем просчитывать затраты на каждый семинар. Такой вариант очень удобен, если компания небольшая (до 100 человек).

Вариант Б. Твердый процент. Вы договариваетесь с руководством о том, что бюджет на персонал, не должен превышать, например, 30 процентов от общего бюджета компании. В том числе, допустим, 20 процентов – это фонд оплаты труда с налогами, 5 процентов – обучение, 2 процента – расходы на службу персонала, 3 процента – остальное (распределение процентов мы определили на шаге 2).

Вариант В. Остаточный принцип. Руководство само, совместно с финансистами, распределяет бюджет затрат на год и после этого сообщает службе по работе с персоналом, что остается вот столько денег, и распределяйте их, как сможете.

Совет

В затраты на содержание службы персонала отнесите также косвенные расходы, например, на связь, интернет, мебель и оргтехнику, транспорт, канцелярскую и сувенирную продукцию и др. Но только в том объеме, который действительно приходится на содержание этой структуры!

Шаг 4. Разработайте стандарт бюджета затрат на персонал, используя данные предыдущих шагов. Согласуйте его с финансистами и представьте на бюджетном комитете, при необходимости скорректируйте. Обратите внимание, что получая обратную связь от финансовых и экономических служб, анализируя свои бюджеты, вы увидите, что появились какие-то затраты, о которых вы и не знали, но относящиеся к вашей ответственности. И наоборот, выяснится, что линейные руководители не хотят передавать вам бюджет на премиальный фонд. Не пугайтесь. Это нормально. Ведь формат и стандарт бюджета не догма, он постоянно улучшается, донастраивается под особенности и задачи компании.

Шаг 5. Контролируйте свой бюджет. Для этого сравнивайте достигнутые (фактические) результаты с запланированными (бюджетными), то есть ведите мониторинг отклонений. Так вы узнаете области, на которые следует направить внимание управляющих, выявите новые возможности, не предусмотренные в процессе разработки бюджета.

Шаг 6. Создайте для себя ориентиры по показателям. Для этого спрашивайте у коллег, например, какова доля фонда оплаты труда, бюджеты на программы работы с молодежью и на добровольное медицинское страхование у них?