Розмноження і розсилання (відправлення) документів

Відповідальність за випуск документів з грифом «Для службового користування», що тиражуються, несуть керівники організацій (структурних підрозділів), в яких вони тиражуються.

Документи, одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.

Друкування документів здійснюється у друкарському бюро організації. При цьому до реєстраційного номера документа додається позначка «ДСК».

Друкування таких документів також допускається у структурних підрозділах під відповідальність їх керівників.

На звороті останньої сторінки кожного примірника документа друкарка повинна зазначити кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, власне прізвище і дату друкування документа.

Надруковані і підписані документи разом з їх чернетками та варіантами передаються для реєстрації співробітнику канцелярії, який здійснює їх облік. Чернетки і варіанти знищуються виконавцем та співробітником канцелярії, який здійснює їх облік, про що на копії вихідного документа робиться запис: «Чернетки і варіанти знищенні. Дата. Підписи».

Розмноження документів з грифом «Для службового користування» у друкарні або на розмножувальних апаратах здійснюється з дозволу керівника організації (структурного підрозділу) за підписаними ним нарядами під контролем канцелярії. Облік розмножених документів здійснюється за кількістю їх примірників.

Після закінчення друкування документів з грифом «Для службового користування» набір повинен бути розписаний, друкарські форми анульовані, записи на магнітних дисках знищені, про що складається акт або робиться відповідна відмітка в журналі за підписами замовника і виконавця.

Забороняється використовувати для розмноження документів з грифом «Для службового користування» розмножувальну техніку, що не обладнана технічними засобами захисту інформації.

Відсилання документів до інших організацій у межах України здійснюється рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також кур’єрами організацій.

Документи, справи і видання з грифом «Для службового користування», що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них.

На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставленням позначки «ДСК».

На конвертах (упаковках) документів з грифом «Для службового користування» забороняється зазначити прізвища і посади керівників організацій (структурних підрозділів) і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.

Ознайомлення іноземних громадян та осіб без громадянства з документами з грифом «Для службового користування», а також передавання їм конфіденційної інформації здійснюється у порядку, передбаченому Інструкцією про порядок охорони державної таємниці, а також іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави, під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців і проведення роботи з ними.

Ознайомлення представників засобів масової інформації з документами з грифом «Для службового користування» та передавання таких матеріалів допускається у кожному окремому випадку з письмовими дозволами керівників організацій, які надали зазначеним документам гриф «Для службового користування».

Такі документи попередньо розглядаються експертними комісіями, які приймають письмові рішення про доцільність їх передавання та можливість зняття грифу, якщо на момент ознайомлення або передавання відомості, що містяться у документах, втратили первісне значення.

Якщо в документах містяться відомості, що належать до компетенції інших організацій, передавання їх за кордон або у засоби масової інформації може бути здійснене лише за письмовою згодою цих організацій.

Забороняється надсилати за кордон видання з грифом «Для службового користування» у порядку книгообміну або експонування на виставках, презентаціях, тощо.