2015-07-14
934
До роботи із справами з грифом «Для службового користування» допускаються посадові особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справ згідно із списками, погодженими з канцелярією, а до документів – згідно з вказівками, викладеними у резолюціях керівників організацій (структурних підрозділів).
Категорії працівників, які допускаються до роботи з виданнями, визначаються керівниками організацій.
Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом «Для службового користування» для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або інших громадських місцях.
У разі потреби з письмового дозволу керівника організації допускається опублікування або передання для опублікування несекретних відомостей обмеженого поширення.
Підчас користування відкритим радіозв’язком забороняється передавати відомості обмеженого поширення. Такі відомості можуть передаватися тільки за допомогою дротового зв’язку з проставленням на документах і телеграмах штампів «Серія П».
|
|
|
Під час користування дротовим зв’язком зазначаються лише телеграфні адреси та прізвища відправників і одержувачів, посади адресатів і відправників вказувати забороняється.
Представники інших організацій допускаються до ознайомлення з документами з грифом «Для службового користування» з дозволу керівників організацій (структурних підрозділів), у володінні та розпорядженні яких перебувають ці документи, за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють з зазначенням характеру завдань, що виконується.
Виписки з документів і видань, що містять відомості обмеженого поширення, робляться у зошитах, що мають аналогічний гриф, які після закінчення роботи надсилаються на адресу організації, яка давала дозвіл на ознайомлення і роботу з документами.
Справи та видання з грифом «Для службового користування» видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в карти обліку справ і видань.
Зняття копій, а також здійснення виписок з документів співробітниками організації проводиться з дозволу керівника організації (структурного підрозділу).
Користування для сторонніх організацій документів, одержаних від інших організацій, здійснюється за погодженням з організаціями-авторами цих документів.
Видача громадянам України видань з грифом «Для службового користування» у масових бібліотеках здійснюється записьмовим клопотанням керівників організацій, в яких працюють ці громадяни, із зазначенням теми роботи. Ці дозволи дійсні протягом року. Забороняється зберігати документи з грифом «Для службового користування» у бібліотеках загального користування. У відомчих бібліотеках закритого типу видання з грифом «Для службового користування» видаються:
|
|
|
· співробітникам цієї організації – за списками, затвердженими керівником організації (структурного підрозділу), або за його письмовим дозволом;
· співробітникам інших організацій – за письмовими зверненнями цих організацій та з письмового дозволу керівника організації (структурного підрозділу), що зберігає ці видання.
Видання з грифом «Для службового користування» з письмового дозволу керівника організації можуть видаватися за міжбібліотечним абонементом на підставі письмових запитів керівників організацій, яким ці видання потрібні.
Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з грифом «Для службового користування» періодично переглядаються з метою можливого зняття цього грифу. Перегляд здійснюється під час передачі справ із структурних підрозділів до архівного підрозділу організації, у процесі зберігання справ в архівному підрозділі (як правило не менш як один раз на 5-10 років), а також під час підготовки справ постійного зберігання для передачі до державної архівної установи.
Рішення про зняття грифу приймаються експертною комісією організації-автора документа (видання) чи правонаступника. До складу комісії входять працівники канцелярії, режимно-секретного та інших підрозділів організації.
Рішення комісії оформляється актом, що складається за довільною формою та затверджується керівником організації.
