Забезпечення схоронності документів, перевірка їх наявності

Документи з грифом «Для службового користування» повинні зберігатися у службових приміщеннях і бібліотеках у шафах (сховищах), які надійно замикаються та опечатуються. Забороняється зберігати такі документи у підсобних фондах бібліотек.

Справи з грифом «Для службового користування», видані для роботи, підлягають поверненню у канцелярію або архівний підрозділ у той же день.

Окремі справи з дозволу керівника канцелярії або архівного підрозділу організації можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.

Передача документів іншим співробітникам здійснюється тільки через канцелярію, архівний підрозділ або бібліотеку.

Забороняється виносити документи з грифом «Для службового користування» за межі службових приміщень організації.

У разі потреби керівник організації (структурного підрозділу) може дозволити виконавцям або співробітникам канцелярії винести за межі службового приміщення організації документи з грифом «Для службового користування» для їх погодження, підписання, тощо в організаціях, що знаходяться у межах одного населеного пункту.

Особам, які відряджені до інших населених пунктів, забороняється мати при собі матеріали з грифом «Для службового користування». Ці матеріали повинні бути заздалегідь надіслані на адресу організації за місцем відрядження співробітника.

В окремих випадках з дозволу керівника організації дозволяється перевезення документів з грифом «Для службового користування» до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників (або одного озброєного працівника), що мають виконувати роботу з ними в іншому населеному пункті.

Перевірка наявності документів з грифом здійснюється щорічно комісією, що призначається наказом керівника організації. До складу цієї комісії обов’язково входять особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, а також працівники режимно-секретних підрозділів.

У бібліотеках та архівних підрозділах, де зосереджена значна кількість документів, перевірка їх наявності може здійснюватися один раз на п’ять років.

Про факти втрати документів або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до відома керівника організації, керівників режимно-секретного підрозділу та канцелярії.

Для розслідування факту втрати документів з грифом або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них, наказом керівника організації призначається комісія, висновок якої затверджується керівником організації.

Акти комісії про втрачені справи постійного зберігання після затвердження їх керівником організації передаються до архівного підрозділу для внесення у справу фонду.

За порушення, що призвели до розголошення інформації «Для службового користування», втрати або незаконного знищення документів, а також інших вимог винні особи несуть дисциплінарну та цивільно-правову відповідальність згідно із законодавством.